Claves en la transición a ISO 9001:2015

Transición a ISO 9001:2015

La transición a ISO 9001:2015. Un tema que empieza a preocupar a muchas organizaciones, que, una vez fue publicada la actualización de la norma en 2015, vieron aún muy lejano el termino de tres años para completar la migración, pero que, ahora, cuando tan solo quedan 15 meses inician una carrera contra el reloj para lograrlo a tiempo.

Dos cosas deben quedar claras a esta altura. Un año es tiempo suficiente para hacer la transición a ISO 9001:2015. Y, en segundo lugar, el trabajo de transición siempre será más fácil que el que se realizó para obtener la certificación.

Sin embargo, dada la premura del tiempo, es necesario conocer algunas claves para lograr una fácil transición a ISO 9001:2015.

Claves en la transición a ISO 9001:2015

Por supuesto, conocer los cambios es el primer paso. Ahí está la clave para entender este proceso y llevarlo a buen puerto con relativa facilidad. Estos cambios los podemos resumir en seis apartados:

El contexto de la organización

La norma da un tratamiento diferente al contexto de la organización, mismo que se expresa en el Anexo SL, en su Apéndice 2. Son dos los requisitos que se establecen en las cláusulas 4.1 y 4.2:

4.1 Comprensión de la organización y su contexto.
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

La organización debe definir los aspectos y los requisitos que puedan afectar la planificación del Sistema y que puedan ser usados para el desarrollo y la mejora del mismo.

La norma por otra parte, da especial importancia al enfoque hacia las partes interesadas, partiendo de la base de que el éxito de la organización se garantiza considerando los intereses y las expectativas de las partes interesadas.

Enfoque en procesos

Este es un concepto que adquiere mayor relevancia en la revisión 2015 de la norma, como instrumento eficaz para lograr la mejoría y el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.

La cláusula 4.4 enumera diversos requisitos fundamentales relativos al enfoque de proceso, obligando a la definición de las entradas y salidas de cada proceso. Es previsible que en futuras revisiones se implemente sistemas de medición que incorporen indicadores de desempeño y la asignación de responsabilidades.

Acciones preventivas

En el proceso de transición a ISO 9001:2015 es importante entender que esta es una norma que incorpora una estructura de alto nivel, definida en el Anexo SL, Apéndice 2.

Sin embargo, en esta estructura no se incluyen cláusulas que hablen específicamente de la prevención como requisito. Se entiende que la prevención de los riesgos, es propósito implícito de cualquier Sistema de Gestión de la Calidad.

De la revisión juiciosa de la norma, entendemos que el enfoque basado en los riesgos adquiere gran importancia en esta revisión. La cláusula 4.4 que nos habla sobre la evaluación de los riesgos, así como la 5.1.1 que hace referencia al liderazgo, son claro ejemplo de ello.

Pero tal vez, las cláusulas 6.1.2 que aborda el tema de las acciones para abordar riesgos y oportunidades y la 8.1 sobre la planificación y el control operacional, hasta la 9.3 en donde se habla de la revisión por la Dirección, resultan ser las más representativas de la importancia que da la norma a las acciones preventivas y de riesgos.

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Documentación de la información

Hasta la versión 2008 de la norma se hablaba de Documentos y Registros. ISO 9001:2015 nos habla de “información documentada”, lo cual permite un radio de acción más amplio al usuario, ya que es posible aplicarlo a la descripción detallada de los procesos.

La organización ahora, tiene la posibilidad de definir el nivel de detalle que necesita para describir sus procesos, dependiendo de su complejidad y de la importancia que tengan dentro de la cadena productiva.

Las responsabilidades de la Alta Dirección

Para la Alta Dirección de la organización, ahora aumentan las responsabilidades. Muchas de las competencias, que, en la versión anterior eran atribuidas a los responsables del Sistema, ahora corresponden a la Alta Dirección.

Revisión de la Alta Dirección

Finalmente, la revisión por parte de la Alta Dirección, ahora se hace extensiva a aspectos como la Dirección Estratégica de la Organización., la evaluación de los riesgos y las oportunidades y, por supuesto, las expectativas de las partes interesadas relevantes, todo ello a un nivel estratégico.

La transición a ISO 9001:2015 se hace mucho más fácil si identificamos las novedades de la norma y las entendemos como claves en el proceso de migración. Aún hay tiempo suficiente para realizar una buena labor.

Software ISOTools Excellence

La plataforma tecnológica ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones a optimizar la administración de su Sistema de Gestión de la Calidad y agilizar el proceso de transición y gestión del cambio incorporando aplicativos y funcionalidad específica para el manejo de los distintos requerimientos de la nueva versión de la norma ISO 9001.

Algunos de esos aplicativos son: