Sistema de gestión QHSE automatizado

Optar por la implementación de un sistema de gestión QHSE automatizado permite a las organizaciones mejorar la agilidad en el manejo de dicho sistema, así como ganar en productividad, rapidez y eficiencia.

Mediante la implantación del citado sistema de gestión QHSE (Quality, Health, Safety and Environment), las organizaciones muestran su compromiso con el entorno, ya que mediante los mismos, se busca dar respuesta a una variedad de requisitos de diversas áreas, como lo son en calidad, en seguridad y salud laboral, así como en materia de protección del medio ambiente.

Sobre tales áreas, contamos con normas de reconocido prestigio como son las normas ISO 9001 sobre calidad, ISO 14001, sobre seguridad medioambiental y OSHAS 18001 en lo relacionado con la seguridad y salud ocupacional.

Así pues, las organizaciones que apuestan fuertemente por estar comprometidas con tales áreas, suelen implementar sistemas de gestión certificados bajo tales estándares.

En este sentido, disponer de varios sistemas de gestión ISO, sin ningún tipo de ayuda tecnológica, hace que sea bastante tedioso, viéndose dificultado el control de los mismos y perdiendo de ese modo en eficiencia.

Es por tal motivo, por el que dichas organizaciones optan por la implementación de  un sistema de gestión QHSE automatizado, ya que mediante el mismo logran un importante ahorro de recursos y esfuerzos.

A continuación detallamos los motivos por los que se recomienda pasar de un sistema ISO gestionado manualmente a un sistema de gestión QHSE automatizado.

 

Ventajas de tener un sistema de gestión QHSE automatizado

1.- Fácil actualización de la documentación

Cuando se dispone de sistemas de gestión ISO manuales puede llevar al caso de que cuando los empleados van a buscar documentación sobre la forma de ejecutar un proceso por ejemplo, se encuentre con información sin actualizar. Este aspecto deja de ser un problema contando con un sistema de gestión QHSE automatizado, ya que con él se puede tener la tranquilidad de  que los empleados están trabajando en todo momento con la última información, puesto que tienen siempre toda la documentación actualizada y cualquier cambios está disponible de manera inmediata tras la aprobación.

2.- Mayor fluidez en los procesos

Puede ser que algunos empleados, por no estar familiarizados con ciertos procesos del sistema de gestión ISO, pueda resultarles complejos los mismos, como puede ser las acciones correctivas y de mejora.

En este sentido al contar con un sistema de gestión QHSE automatizado, los empleados dispone de la herramienta necesaria para ayudarles a trabajar y ejecutar tales procesos más desconocidos de un modo fácil de comprender, gracias a las orientaciones que proporciona dicho software.

3.- Almacenamiento y recuperación de registros de manera sencilla

En todos los sistemas de gestión es necesario mantener los registros de las actividades realizadas con el fin de garantizar que las tareas han sido hechas de manera correcta tanto en tiempo como en forma.

Cuando el sistema de gestión ISO es manual, desde la generación de los registros hasta su almacenamiento hay un desfase de tiempo, el cual además, lleva aparejado el riesgo de pérdida de los mismos o errores en el archivo.

Sin embargo al contar con un sistema de gestión QHSE automatizado, como el de ISOTools Excellence, permite que todo el proceso de gestión de los registros y su archivo sea realizado de manera inmediato, sin retrasos y permitiendo la accesibilidad a los mismos al instante para su revisión y actuación en caso necesario.

4.- Precisión en los informes

Cuando los registros han sido grabados y almacenados manualmente, hace que se tarde más tiempo para poder acceder a la información necesaria de analizar.

Mediante el uso de un sistema de gestión QHSE automatizado, es posible realizar los análisis de una manera fácil, disponiendo de información actualizada para poder detectar las oportunidades y problemas antes de la corrección.

De este modo, es más fácil la búsqueda de oportunidades de mejoras, tanto en términos económicos como en tiempo.

5.- Reducción de los recursos de mantenimiento

Para asegurar que el sistema de gestión ISO de una organización se mantiene en funcionamiento de manera eficaz y eficiente es necesario invertir en recursos dado que dicha tarea no es automática.

Cuando dicho sistema de gestión ISO es manual, se requiere una mayor cantidad de recursos para el mantenimiento ya que se necesita mucha mano de obra, mientras que con un sistema de gestión QHSE automatizado dichos recursos se reducen, al realizar muchas de las partes con ayuda de la automatización que proporciona el software.

Software ISOTools Excellence

Con Software ISOTools Excellence es  posible lograr una integración de los sistemas de gestión ISO de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral en una organización, gracias a sus aplicativos que permiten optimizar el manejo de tales sistemas en sus conjunto logrando una mayor eficiencia e importantes  ahorros  económicos y de tiempo.