A pesar de que los requisitos de ISO 9001 solo se empiezan a definir en el punto 4 de la norma, en la que se habla de la importancia del enfoque basado en procesos en ISO 9001:2015, es claro que este es un requisito básico para la aplicación del sistema de gestión de la calidad. Por lo tanto, la organización debe dividirse en células de gestión mínima, que llamaremos procesos. Estos procesos, deben ser identificados en el manual de calidad, así como sus interconexiones.

El enfoque basado en procesos en ISO 9001

Haciendo un esfuerzo de síntesis, podemos decir el que enfoque consiste en:

• Tener en cuenta todo el trabajo como un proceso.
• Enfoque en el cliente para identificar y satisfacer sus necesidades.
• Identificar, atraer y comprometer las partes interesadas en los procesos.
• Identificar y eliminar los procesos que no aportan valor añadido.
• Identificar y controlar los factores críticos de éxito de cada proceso y el sistema como un todo.
• Implementar y mantener un sistema de medición, comparación y registro de argumentos importantes para el cuidado de los factores críticos de éxito.
• Identificar los procesos de referencia, que pueden utilizarse como base para la definición de los objetivos de la organización.

Por definición, un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que se definen, son repetibles, y agregan valor medible mediante la transformación de entradas y salidas. En otras palabras, es un conjunto de actividades que transforman insumos o materias primas en productos que satisfacen las necesidades de los clientes, de acuerdo con las estrategias de una organización.

Para calificar y validar los procedimientos definidos, es preciso aplicar ciertos criterios que deben ser tenidos en cuenta:

• Se deben establecer mediciones relacionadas con el rendimiento del proceso.
• Estas mediciones deben centrarse en el cliente final.
• Las mediciones también deben considerar a proveedores internos y externos.
• El proceso de medición debe ser documentado.
• La formación debe ser siempre una variable a tener en cuenta.
• La comparación entre los resultados obtenidos, las metas y los objetivos de referencia, debe ser parte de la rutina de gestión del sistema.

Le puede resultar de utilidad: Ejemplos de los procesos más comunes en una organización: excelencia en la gestión de la calidad.

Importancia del enfoque basado en procesos en ISO 9001

La implementación de un sistema de procesos dentro de una organización, así como la identificación e interacción de estos procesos y su gestión, para producir el resultado deseado, es lo que conocemos como enfoque.

Una ventaja del enfoque de proceso es que permite un control continuo sobre la conexión entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como su combinación e interacción.

Cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de calidad, este enfoque hace hincapié en la importancia de los requisitos, la comprensión y el cumplimiento de ellos.

El modelo de un sistema de gestión de la calidad bajo un enfoque basado en procesos en ISO 9001:2015, de acuerdo a lo establecido por la norma en las secciones 4 a 8, define el papel protagónico que desempeñan los clientes en la definición de requisitos como, entradas, monitoreos de la satisfacción, evaluaciones de la información relativa a la percepción del cliente en cuanto al producto y a la organización.

Aplicar el enfoque basado en procesos en ISO 9001:2015 en la práctica

A la hora de llevar a la práctica de la administración del Sistema de Gestión de la Calidad, el uso de plataformas tecnológicas ayuda a las organizaciones a aplicar de forma sencilla y eficiente el enfoque basado en procesos.

La herramienta tecnológica ISOTools Excellence incorpora la aplicación App Mapa de Procesos que permite:

• Identificar los procesos.
• Elaborar fichas de procesos.
• Relacionar documentación a cada proceso.
• Relacionar procesos y sus entradas y salidas.
• Controlar el funcionamiento y rendimiento de cada procesos a través de indicadores.
• Dar cumplimiento a la normativa aplicable.
• Conectar cada proceso con otras áreas de gestión del Sistema como Indicadores, Auditorías, Gestión de Hallazgos, etc.
• Vincular la consecución de objetivos con cada proceso así como planes de acción.
• Conocer el estado de cada proceso de acuerdo a indicadores y cumplimiento de metas.

Cada semana realizamos demostraciones en vivo de cómo funciona la herramienta y su aplicación a la gestión empresarial e institucional. No dude en consultar nuestra agenda para reservar su plaza de forma totalmente gratuita y conozca cómo aplicar el enfoque basado en procesos en ISO 9001:2015 en su organización.