4 Pasos clave para planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres

Las grandes catástrofes naturales se están produciendo cada vez con mayor frecuencia y puede afectar a diferentes países. Planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres, por remotos que estos parezcan, parece ser el objetivo de las organizaciones que implementan una buena gestión de riesgos.

Un ejemplo típico de estos eventos, se dio en Japón, durante el tsunami de marzo de 2011, que asoló al país y produjo cuantiosas pérdidas. Además de los hogares, las empresas devastadas por las olas, tuvieron que enfrentar problemas tales como fugas en centrales nucleares, deslizamientos de tierra, escasez de energía…

Tras el incidente, muchas de estas organizaciones debieron poner en práctica estrategias improvisadas para volver rápidamente a sus actividades, siendo su objetivo el de causar el menor potencial impacto al negocio.  Algunas empresas, optaron por trasladar el funcionamiento del área administrativa a la residencia de algún familiar que habitaba en el lugar más cercano a la costa, que no fue afectado por el tsunami.

Por supuesto, contar con un lugar desde el cual planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres, resultó definitivo para el éxito de la misión. En tres días la organización estaba operando al 60 por ciento de su capacidad habitual, y en un mes, al cien por ciento.

¿Por qué es necesario planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres?

Si las organizaciones japonesas, lograron superar el desastre, sin contar con planes prefabricados de continuidad de negocio y respuesta ante desastres, ¿Por qué su organización si lo requiere?

Porque no todos los desastres se solucionan moviendo la operación a otro lugar. La falta de energía en toda una nación, la salida inesperada de empleados clave, la conmoción interna en un país, son solo algunos de los ejemplos que pueden paralizar una organización.

Muchos negocios, no se pueden dar el lujo de mantenerse fuera del mercado por espacios de tiempo prolongado. Un cese de actividades de camioneros, por la razón que sea, es un evento inesperado que ha logrado acabar con organizaciones grandes y pequeñas.

Asegurar la supervivencia de la empresa ante estos eventos implica planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres, de forma tal que se logre la operación parcial en muy poco tiempo. ¿Cómo lograrlo? Veamos:

4 paso para planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres

La planificación requiere reconocer los riesgos, la inminencia o no de los mismos, con detalle, inteligencia y eficacia.  Estos son cuatro pasos para lograrlo:

• Identificar los riesgos

La primera guía la ofrece la naturaleza. En el ejemplo que hemos utilizado para ilustrar esta nota, las empresas japonesas, por su ubicación geográfica y por su cercanía a la costa, tuvieron que prever la posibilidad de un tsunami con mucha anticipación.

Por supuesto, para una organización ubicada a dos mil metros de altura, a 500 kilómetros de la costa, este no es un peligro inminente. Pero una inundación no se puede descartar. ¿La organización cuenta con medios de transporte propios?, ¿Qué tan confiable son los servicios públicos en su zona de operación?, ¿En su país, existe el riesgo inminente de una conmoción interna?, ¿Sus empleados clave están fidelizados? La respuesta a estas preguntas y otras similares, identificarán con claridad los riesgos que atenten contra la continuidad del negocio.

• Análisis del impacto del riesgo en el negocio

No todos los riesgos tienen el mismo impacto. Algunos procesos productivos, debido a su logística y a los tiempos de producción, resisten durante días, y en ocasiones hasta semanas, el corte de la cadena de suministros.

Aunque parezca increíble, una que otra organización puede prescindir del internet durante algunos días, en tanto que otras, no necesitan el servicio de transporte a diario. Evaluar los riesgos y priorizarlos es el segundo paso para asegurar la continuidad del negocio.

• Estrategias de mitigación

De nada nos sirve conocer nuestros riesgos, evaluarlos y priorizarlos, sino podemos desarrollar estrategias para minimizar sus efectos. La solución por supuesto, es encontrar alternativas con anterioridad a la ocurrencia del siniestro.

La externalización de algunas actividades en situación de emergencia es una de ellas. Tener una amplia lista de proveedores, que, eventualmente surtan las mercaderías que por una u otra razón dejan de llegar es otra.

Establecer lugares, lo más cercanos posibles para trasladar una o varias operaciones de la organización, en situaciones críticas, mantener copias de seguridad de la información y contar con planes de evacuación en condiciones de seguridad óptimas complementan las estrategias para minimiza los efectos de los riesgos.

• Probar los planes antes de su puesta en marcha

Simulacros y capacitación son la clave para asegurar que el plan funcionará en la realidad. Los planes de continuidad del negocio, ante un desastre, se deben probar por lo menos una vez al año.

Pero para ello, debe existir un proceso previo de capacitación y formación de todos los empleados, especialmente aquellos que serán designados como líderes en el momento del desastre.

Planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres, hace que las organizaciones puedan trabajar tranquilas, con la seguridad de que sus negocios resistirán los efectos de cualquier tipo de desastres.  Contar con pólizas de seguros, como recomendación final, mitigará el impacto financiero que representa la puesta en marcha del plan de contingencia.

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