Gestionar la Calidad en los Laboratorios Clínicos: el caso de éxito de Biodiagnóstico

Gestionar la Calidad en los laboratorios clínicos

Gestionar la Calidad en los laboratorios clínicos es un reto que afrontan laboratorios del sector público y privado de todo el mundo. En muchos casos, este tipo de organizaciones se decide por implementar un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma internacional ISO 9001 así como otras normativas específicas de su sector.

Si bien a pesar de que este tipo de entidades y empresas trabajan con tecnología punta a la hora de llevar a cabo sus diagnósticos clínicos y pruebas bioquímicas, la certificación y mantenimiento de su Sistema de Gestión de la Calidad de forma eficaz continúa siendo un importante «caballo de batalla» en su día a día para agilizar las gestiones y poder dedicar un mayor tiempo a la búsqueda de la mejora continua.

Este es el caso de Biodiagnóstico, un importante laboratorio clínico basado en Argentina que opera a nivel mundial que apostó por automatizar su Sistema de Gestión de la Calidad con la plataforma software ISOTools Excellence y el apoyo de nuestros consultores expertos.

El caso de éxito de la empresa Biodiagnóstico

Desde el año 2002, Biodiagnóstico contaba con la certificación de la norma ISO 9001 para la importación, la distribución, la comercialización y el servicio post venta para reactivos, insumos de diagnóstico e instrumental de laboratorio.

Una quinta parte de sus empleados estaban activamente implicados en el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad realizando un gran esfuerzo por asegurar la calidad en todos sus procesos. Si bien, las tareas de mantenimiento del SGC en la práctica les suponían los siguientes inconvenientes:

Gestión manual del mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, o que suponía una gran inversión de tiempo en trabajo administrativo y tiempos y recursos poco optimizados.
La Gestión de la Documentación requería llevar a cabo varios pasos para documentar y validar los cambios realizados lo que suponía una gran carga de trabajo administrativo y duplicidad de tareas. Un ejemplo de esta sobrecarga de trabajo afectaban a las acciones de capacitación de los empleados recogidas en el plan de formación.
Se habían detectado algunas no conformidades en el caso de los formularios ya que había algunos obsoletos.
No tenían la seguridad de que los ingenieros trabajasen siempre con las versiones actualizadas de los manuales de servicio.
Tenían dificultad para buscar, encontrar y archivar la documentación dedicando una gran cantidad de tiempo a estas tareas.
La documentación no se encontraba en un único lugar/repositorio ya que contaban con distintos emplazamientos y habían de desplazarse de una oficina a otra con el consiguiente riesgo de pérdida de documentos importantes.
La gestión de las auditorías internas y externas era compleja ya que era imprescindible contar con toda la documentación actualizada y tener las causas raíz de las no conformidades documentadas.
Gran inversión de tiempo a la hora de preparar los Comités de Dirección ya que implicaba una gran cantidad de tiempo para recopilar, tratar y presentar los datos para la toma de decisiones.
Requerían un procedimiento ágil para dar respuesta y hacer seguimiento a las reclamaciones de clientes y controlar los tiempos de respuesta de los proveedores.

Gestionar la Calidad en los Laboratorios Clínicos: el caso de éxito de Biodiagnóstico

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Los anteriores problemas, impulsaron a la compañía Biodiagnóstico a ser pioneros en su sector y automatizar su Sistema de Gestión de la Calidad con ISOTools Excellence. Algunas de las ventajas y soluciones que alcanzaron fueron:

Se optimizó la gestión documental prescindiendo del papel y manteniendo el archivo de su documentación del Sistema de Gestión de la Calidad en la nube permitiéndoles acceder de forma fácil y en cualquier momento y lugar a cualquier documento.
La información se encuentra almacenada y gestionada en un único lugar, simplificando las búsquedas, actualizar la documentación, agilizando la realización de auditorías internas y externas.
Se ha reducido el consumo de papel en un 60%, permitiendo reducir costes en papel, gestión y almacenamiento y archivos de los documentos.
Se tiene la seguridad de que los empleados trabajan con documentos vigentes y actualizados.
Se dispone de la información en tiempo real, solventando los anteriores retrasos o sobre carga de trabajo en las reuniones de Comités de Dirección, dedicando el tiempo ganado al análisis y la búsqueda de la mejora continua.
Se mejoró notablemente la planificación y trabajo diario de la responsable del Sistema de Gestión de la Calidad permitiéndole hacer más eficiente la gestión de quejas y reclamaciones. Ahora cuentan con un sistema ágil para contactar con los proveedores para solicitar la devolución de productos gracias a un sistema de registro.
Se han unificado procesos haciendo más fácil la gestión del sistema y evitando duplicidades.