Diferencias entre una política y un procedimiento

Cuando trabajamos con certificaciones ISO, es habitual usar la jerga propia y los términos política y procedimiento son habituales, si bien en muchas ocasiones se entremezclan sus definiciones y, por ello, hoy queremos contaros las principales diferencias entre una Política y un Procedimiento.

Política

Una Política es una declaración de alto nivel requerida por todos los estándares de mayor reconocimiento tales como ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, etc. Es la alta dirección quién la elabora y aprueba con el fin de plasmar sus intenciones generales y orientaciones en materia de Calidad, Medio Ambiente, Salud y Seguridad, etc.

 

Para considerar que una declaración es una política tiene que cumplir algunos requisitos fundamentales como son los siguientes:

• Ser apropiada a cada organización y no ser un simple documento homogéneo a todas. Esto significa que no puede ser un documento que hayamos descargado buscando por Internet y que pertenezca a otra organización, por ejemplo.
• Incluir un compromiso de cumplir con los requisitos establecidos así como con el objetivo de mejora continua.
• Ser revisada y actualizada periódicamente, cada cierto intervalo de tiempo que la propia dirección fije.
• Ser comunicada a todas las personas dentro de la organización y a aquellas externas que trabajen en nombre de la organización o que sean una parte interesada o stakeholder.

Por tanto, y a modo de síntesis, la política es un documento que debe ser elaborado y redactado por la alta dirección y en el cual se debe describir lo que el negocio está tratando de lograr así como su compromiso para conseguirlo. No debe ser un mero eco de las exigencias de la norma para la que una organización quiere certificarse (es decir, no debe ser el mismo para cualquier empresa). Debe ser un documento vivo que se revise cada cierto tiempo y se actualice a las circunstancias de la empresa, sus objetivos y el mercado. Y todos esos cambios deben ser conocido por todos los miembros de la empresa u organización.

Procedimiento

Un procedimiento es una forma específica de llevar a cabo un proceso o una actividad. No sólo hay diferencias entre una política y un procedimiento, también los procedimientos pueden ser documentados o no y tienen algunas diferencias.

Un procedimiento documentado es un documento que define la forma de hacer algo. El procedimiento puede describir todo el proceso de principio a fin incluyendo todas las actividades pertinentes o puede ser desglosado en actividades individuales.

Si usamos como ejemplo «Comprar» dentro de una organización, podemos suponer que toda compra comprende tres actividades: selección y aprobación de proveedores; realizar la orden de compra o más comúnmente un pedido; y comprobación de los bienes recibidos una vez que el proveedor nos hace el envío de la mercancía. Estos pasos pueden ser llevados a cabo por una o varias personas.

Así pues, en una pequeña empresa, lo normal es que sea una persona la que se encargue de todo ello, por lo que hablaremos de un solo procedimiento: “El procedimiento de compra”. En él se describirá como se debe realizar cada una de las actividades y se definirá los puntos de control clave y de autoridad.

En una empresa más grande, puede haber funciones específicas o departamentos asignados a cada actividad y un procedimiento documentado para cada actividad que definen no sólo los controles dentro de los departamentos individuales, sino también la interacción entre las diferentes funciones y departamentos.

Siguiendo con el ejemplo y si se da en una empresa grande, podríamos distinguir tres procedimientos:

• “Procedimiento de control de calidad del proveedor”: describe cómo seleccionar, evaluar, controlar, aprobar y desarrollar proveedores para el beneficio mutuo de ambas partes.
• “Procedimiento de Compra”: describe cómo seleccionar un proveedor para un fin en particular, dar la orden de compra, controlar y acelerar la entrega de la orden, confirmar su recepción y posibles sanciones en el pago como consecuencia de retrasos, inexactitud de los bienes entregados, etc. Así como los pasos a dar para notificar a otros departamentos, para bloquear un pago, por ejemplo.
• “Procedimiento Interno de Mercancías”: describe la forma de recibir las mercancías, quién está autorizado a firmar dichas entregas, la gestión de la documentación necesaria y la actividad de verificación.

Los procedimientos no documentados: son aquellas actividades que se aprenden, memorizan y se ponen en práctica de forma continua. Y que de alguna forma, son fruto de la experiencia en la empresa de aquello que funciona para una mejor gestión.

Conclusión

En resumen, para entender las diferencias entre una política y un procedimiento podemos decir que una política es un documento de alto nivel, expresado por la alta dirección, para definir sus intenciones y dirección general en relación con el funcionamiento de la organización.

Y un procedimiento es una definición de bajo nivel donde se detalla la forma de llevar a cabo determinadas partes de la operativa de la organización. Pueden ser definidos por escrito (documentados) o comunicados de forma oral (no documentados)

Software para NCH ISO 9001

Una vez que hemos identificado cuáles son las políticas que engloban los objetivos de nuestra organización y los procedimientos a través de los cuáles ponerlas en marcha y tenemos claro las diferencias entre una política y un procedimiento, nos puede resultar de gran utilidad a la hora de gestionar una certificación ISO contar con un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma NCH ISO 9001 como el Software ISOTools Excellence con el que ya trabajan organizaciones chilenas como La Municipalidad de Vitacura.