Prepararse para una auditoría de registro en la norma ISO 9001 es uno de los momentos más emocionantes que puede atravesar una organización, pero también de mayor tensión y nerviosismo.

Si su organización aún no ha llegado a este momento, o está transitando este camino en la actualidad, conviene contar con algunas pautas para prepararse para una auditoría de registro en la norma ISO 9001.

La auditoría de registro, o auditoría de certificación es el momento culminante de un gran esfuerzo realizado por muchos empleados, por el equipo de trabajo y por la Alta Dirección de la organización.

El día de la auditoría, es necesario mostrar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. Es el momento en que los auditores comprobarán como su organización abordó los requisitos de la norma y como ha confeccionado sus Sistema de Gestión de la Calidad.

¿Cómo prepararse para una auditoría de registro basada en la norma ISO 9001?

1-) Elija con cuidado la entidad certificadora: el registrador tendrá a su cargo la labor de certificar a su organización en la norma ISO 9001. Usualmente, cuando se suscribe un contrato con una entidad certificadora, está tendrá a su cargo también las auditorías de vigilancia hasta la siguiente auditoría de certificación, lo cual supone una relación estrecha de tres años.

Tras la obtención de la certificación, el registrador regresará cada 6 meses o cada año, para las Auditorías de Vigilancia, asegurando así que el Sistema es sostenible en el tiempo.

2-) Prepare a los empleados: los empleados deben tener claridad absoluta acerca del objetivo de la auditoría, los alcances de la misma, y las consecuencias que implica no obtener la certificación.

Los empleados son la mejor y más confiable fuente de evidencia para un auditor. Ellos le ayudan a comprender el proceso que desarrolló la organización hasta implementar un Sistema Eficiente y, por supuesto, el conocimiento que ellos – los empleados – tengan del tema, hará que la auditoría de registro resulte fluida, agradable y ágil.

3-) Facilitar el acceso a la información: las preguntas de los auditores generalmente no tratan de medir el conocimiento de un empleado, pero sí la capacidad de proveer información o indicar la fuente de esa información al auditor.

Si el empleado no tiene la información requerida ¿pregunta a un supervisor?, ¿indica al auditor en dónde encontrar la información?, ¿desconoce totalmente el tema sobre el que le hablan?

4-) Adecuar las instalaciones de la organización: prepararse para una auditoría de registro, es, en cierto modo, un evento social importante en la vida de la organización. La casa debe estar lista para recibir a un invitado muy especial.

• Todas las áreas de la organización deben estar ordenadas y limpias. Recuerde que no hay espacios vedados para el trabajo del auditor.
• Disponga de terminales de computador, dispositivos móviles y todos los recursos necesarios para el fácil acceso a la información.
• Los tableros de anuncios, los armarios de los empleados, los cajones de los escritorios, e incluso, las herramientas de medición y monitoreo deben ser revisados, calibrados y puestos a punto antes de la auditoría. Cualquiera de ellos, puede ser fuente de evidencia negativa.

5-) Prepárese para atender al auditor: finalmente, el auditor es quien conduce la auditoría de registro. La preparación debe centrarse en atender sus requerimientos y satisfacer sus necesidades de información. ¿Qué podemos hacer para lograrlo?

• Disponer de una copia del Manual de Calidad y Procedimientos en todo lugar, sea en medio físico o digital.
• Disponga de un lugar apropiado para que el o los auditores trabajen cuando no estén haciendo trabajo de campo.

Designe algunas personas para que acompañen y guíen a los auditores a través de los diferentes departamentos de la organización. Estas personas son muy importantes dentro de una auditoría. Son ellas las que deben indicar al auditor quien puede responder una determinada pregunta, a menos por supuesto, que la pregunta esté dirigida a ellas.

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