OHSAS 18001

OHSAS 18001 se compone como una norma que puede ser auditada y certificada. Nos referimos a auditoría como la comprobación de una muestra que tomamos del funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo frente al funcionamiento teórico/práctico de ese propio sistema.

La muestra que se va a tomar ha de ser lo más fiel, exacta y verídica posible al funcionamiento real que está teniendo el sistema para que las conclusiones que se puedan extraer sean lo más seguras, provechosas y ciertas.

El porcentaje es elevado, hay que tener en cuenta que la información sobre qué está ocurriendo con un Sistema de Gestión de SST, la conseguimos de los propios ejecutores de las disposiciones de ese sistema, esto es, de las personas. Hay que ser muy cuidadosos sobre cómo, qué, a quién y cuándo preguntamos.

Consideraciones previas a la auditoría

En el momento anterior de realizar una auditoría de OHSAS 18001, es relevante tener en cuenta los pasos siguientes:

Cualificación de los auditores

Se considera necesario que el personal que participe en la auditoría se encuentre formado suficientemente. Como mínimo el auditor tendría que:

• Aceptar la filosofía y los principios de la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Saber cómo usar las preguntas para averiguar los hechos de una situación.
• Cuando sea necesario, conocer la empresa y su tecnología.
• Conocer al detalle el estándar de la normativa OHSAS 18001.
• Contar con las aptitudes adecuadas para las relaciones con las personas de todas las áreas.

Listas de chequeo

Las listas de chequeo son muy útiles y debería hacérselas uno mismo. Comúnmente suele ser un cuestionario de cuestiones con respuesta simple (si o no) y de comprobación de determinadas condiciones de trabajo compuesta por diversos ítems que pueden contener una o varias preguntas según el caso que sea.

Tendrían que estar disponibles en las situaciones siguientes:

• Para consultar antes de la elaboración de la auditoría OHSAS-18001.
• Para conocer la “evidencia objetiva” de la auditoría.
• Para la falta de experiencia.
• Como último recurso, si el auditor no plantea más preguntas.

Los auditores tendrían que oponerse a la utilización sistemática de las listas de chequeo. Con el fin de obtener y alcanzar resultados mejores, es mejor utilizar el método de “ruedas libres” utilizando las listas de chequeo como ayuda para la memoria.

Programación

Es fundamental el tiempo utilizado en programar y reunir información. En el momento de llevarse a cabo una auditoría OHSAS18001, hay que saber elegir en repartir en partes iguales el total de los requerimientos del sistema o distribuir las áreas a los auditores (se auditarán en dichas áreas todos los requisitos del sistema). Se pueden llevar a cabo las dos prácticas.

En el momento de programar, hay que tomar en cuenta lo que exponemos a continuación:

• Eludir distribuir el plan de auditoría con bastante tiempo de antelación. Es suficiente con una o dos semanas de adelanto sobre la fecha prevista.
• No realizar auditorías (en el caso de auditorías internas) con tanta asiduidad que la entidad se acostumbrará a depender de los fallos o deficiencias que encontramos en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en la OHSAS-18001 como si de controles o actuaciones de seguimiento se tratasen.
• No sobrevalorar lo que se pueda desempeñar en una jornada. Hay que planificarse días de ocho horas de trabajo, destinando tiempo a la coordinación y transición entre actividades y lugares.

Consejos para el auditor

A continuación detallaríamos los siguientes consejos:

• Gesticular o efectuar sonidos afirmativos para animar a que los sujetos se expresen libremente.
• Rehuir los comentarios y consejos críticos.
• Escuchar con atención. El trabajo que elabora un auditor es el de auditar, para nada debe entrar en discusiones.
• No perder tiempo evaluando y comprobando los procedimientos escritos ya que los fallos se verán cuando se comparen los documentos con lo que ocurre en la práctica.
• Si las respuestas obtenidas por los observadores no están conformes, es necesario continuar investigando hasta saber si es o no una No Conformidad. En esta línea, asegurarse de que el auditado tiene clara la decisión del auditor.
• Ocupar un tiempo para intercambiar información y clasificar las No Conformidades.
• Si se observa una No Conformidad importante respecto a OHSAS 18001, asegurarse de contar con todas las pruebas necesarias para su constatación (evidencia objetiva). Si es así, debe completarse el informe en ese mismo momento.
• Redactar las No Conformidades usando extractos de la normativa OHSAS 18001 lo que supone para el auditor una disciplina en el desarrollo del trabajo escrito y le confiere autoridad a sus informes.
• Evitar personalizar los errores que se visualicen.

Paralelamente a todo esto, hay una norma, ISO 19011, que otorga un importante papel a la competencia y evaluación de los auditores. Se basa en la constatación de:

• Habilidades para aplicar aptitudes y conocimientos.
• Cualidades personales.
• Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías.

Los auditores favorecen su posición y reputación a través de la participación y desarrollo continuado de auditorías.