Gestión de la Calidad (ISO 9001) con Software ISO

A la hora de llevar a cabo la Gestión de la Calidad, muchas organizaciones está optando por apoyarse en herramientas software que les permitan automatizar los procesos para ser más ágiles y centrarse en mejorar la calidad de sus productos y servicios y no sólo en el proceso que conlleva la propia certificación de una noma ISO, como la ISO 9001:2015, y el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Dentro de las opciones con las que pueden trabajar las empresas, está el hacerlo con una herramienta online de gestión de la calidad.

En el post de ayer sobre cómo un organismo público como la Municipalidad de Vitacura en Santiago de Chile automatizó con ISOTools Excellence su Sistema de Gestión de la Calidad, vimos como poder acceder a la información en el momento en que la necesitaban era crucial para poder trabajar con eficacia para esta organización.

En el pasado, aquellas empresas que decidían certificar sus procesos de producción o prestación de servicios bajo la norma ISO 9001, tenían dos opciones disponibles: buscar y buscar durante un buen tiempo a través de Internet hasta encontrar y estructurar toda la información y documentación para llevar a cabo la implementación de la norma ISO 9001, o bien contratar a un consultor externo que ayudase a la empresa a llevar a cabo todos los pasos necesarios.

Algunas de las desventajas de la primera opción, llevar a cabo la implementación sin ayuda, eran:

• La baja calidad de los documentos porque cuesta encontrar plantillas o templates de calidad para adaptarlos al propio negocio.
• Trabajar sin ayuda lleva a muchos proyectos de implementación a no tener una dirección clara y perder el control o incurrir en más costes de los necesarios (cuando tienen que reconducir el proyecto)
• No contar con ayuda cuando una implementación se queda estancada. Muchas empresas afrontan la certificación por primera vez y les resulta un gran reto.
• Una enorme inversión en tiempo, cuando alguien no está seguro de cómo implementar o hacer algo, siempre lleva más tiempo conseguirlo.

Para los que optaban por la segunda opción y contrataban un experto o consultor en la norma ISO 9001, definitivamente, contaban con la ayuda para superar los anteriores obstáculos y mayores posibilidades de conseguir llevar a cabo la implementación de la norma ISO 9001. Pero también se encontraban con algunas desventajas:

• Contratar consultores es caro. El tiempo de trabajo de un experto suele tener un precio elevado precisamente porque nos ayuda a no incurrir en errores de principiantes, a llevar a cabo la implementación (que efectivamente tenga lugar) y a solventar los problemas con los que nos vamos a ir encontrando. Y la implementación de la norma ISO 9001 nos llevará un tiempo en el que no todas las empresas pueden asumir contar con los servicios de un consultor.
• No hay transferencia del conocimiento. Un consultor nos puede ayudar a llevar a cabo de forma más rápida y precisa la implementación, si bien, cuando éste termina el proyecto, el conocimiento se va con él y no permanece en la empresa.
• No tenemos garantías de conseguir la certificación. Sí, un consultor nos aconsejará la mejor forma de realizar la implementación de la norma ISO 9001, pero su función es la de aconsejar y, no podemos olvidarnos de que, el éxito de adaptar los procesos que lleva a cabo la empresa siguen siendo responsabilidad de ésta.

Por supuesto, este artículo no trata de echar por tierra el trabajo de los consultores ya que muchos de ellos cuentan con una gran experiencia y su ayuda es realmente efectiva a la hora de llevar a cabo la implementación de la norma ISO 9001 en las organizaciones.

Transformando la implementación de la ISO 9001 a través de una herramienta online de Gestión de la Calidad

La primera pregunta que te puede surgir es qué es una herramienta online de gestión de la calidad. Estas herramientas online nos proporcionan un servicio de pago por uso (pagamos por el tiempo que las estamos usando sin grandes desembolsos iniciales) y que cuentan con funcionalidades y carácterísticas imprescindibles a la hora de llevar a cabo la implementación de una norma ISO.

Esto no significa que nuestro equipo no tenga que implicarse en la implementación y certificación de la norma, de hecho ninguna de las opciones que estamos revisando permite librarnos del trabajo duro. Sin embargo, una herramienta online de gestión de la calidad sí nos permitirá completar la implementación con menos alboroto, estrés y costes.

Así, ¿qué puede ofrecernos (y qué debemos pedirle) a una herramienta online de gestión de la calidad?

• Toda la información que necesitas. Una herramienta o software de estas características suele proveer de todas las plantillas actualizadas, consejos y soporte que vas a necesitar para llevar a cabo la implementación. Sólo el ahorro de tiempo en buscar esa información ya es muy importante.
• Ayuda cuando es necesaria. Si se está llevando a cabo la implementación de la norma ISO 9001 sin experiencia es normal que en algún momento necesitemos ayuda a pesar de que el software guíe el proyecto paso a paso. Para esto estas herramientas aportan soporte de consultores propios expertos que te ayudarán en persona y, sobre todo, en el momento en que lo necesitas.
• No es necesaria experiencia previa en certificación de la ISO 9001. Por supuesto que si miembros de tu equipo tienen experiencia previa será un valor añadido, pero estas herramientas diseñan el proceso para que pueda ser llevado a cabo por responsables de las organizaciones no experimentados en certificación de la ISO.
• Plantillas y documentos listos para usar. Esto supone un gran ahorro de tiempo.
• Acceso a la información 24×7. Organizaciones con distintas localizaciones o cuyos responsables pueden necesitar la información en cualquier momento necesitan trabajar con herramientas que les permitan acceder a la información de su Sistema de Gestión de la Calidad 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Organización de toda la documentación. Poder organizar todos los documentos en un único lugar reduciendo los riesgos de pérdida y haciendo que puedan ser consultados o usados para trabajar por los distintos miembros de la organización, es clave para mejorar la eficiencia y rapidez del proyecto de implementación.
• Planificar y hacer seguimiento de actividades. Como comentaba más arriba poder ir completando cada paso y hacer seguimiento de las actividades que vamos realizando es fundamental para llevar a buen fin la implementación de la norma ISO 9001 y cualquier otra certificación ISO.

Software ISO para automatizar la gestión de la calidad

En ISOTools Chile llevamos más de 15 años ayudando a las organizaciones a implementar la norma ISO 9001 y conseguir la certificación de sus procesos. Organizaciones como la Municipalidad de Vitacura ya gestionan de forma ágil y automatizada su Sistema de Gestión de la Calidad a través de una herramienta online de gestión de la calidad.

Si necesitas ayuda para gestionar tu Sistema de gestión de la Calidad, contacta con uno de nuestros expertos consultores.

Puedes seguir leyendo la segunda parte de este artículo en: Implementación ISO 9001: Qué opción se adapta mejor a tu caso.