Inspecciones en terreno

Al hablar de gestión, es de suma relevancia realizar una observación directa a los diferentes procesos.

Mediante esa observación de los procesos  o inspecciones en terreno y contando con la ayuda de los pertinentes indicadores, podemos hacer una evaluación de cómo están funcionado los diferentes procesos para así poder asegurar la consecución de excelentes resultados. Para definir el nivel de aceptación, se definirán unos parámetros.

Para definir el nivel de cumplimiento de distintos aspectos se han elaborado unos protocolos, es decir existen una serie de protocolos a seguir para definir esos parámetros con los que compararemos los resultados de las observaciones directas a fin de poder determinar el grado de cumplimiento.

Aspectos a considerar al definir una inspección de terreno

1.- Identificar los elementos a inspeccionar: como pueden ser por ejemplo, los diferentes lugares de trabajo, la propia maquinaria o incluso personas.

2.- Elaborar la estructura que tendrá el check list: esto implica analizar esas partes que queremos inspeccionar, bien sea diferenciando por diferentes etapas a evaluar, por aspectos de ámbitos diferenciados, etc.

3.-Definir los elementos posibles del check list: con el objetivo de que no haya problemas de interpretación, definimos las posibles respuestas de manera que no se genere desviación en los resultados. Por ejemplo podríamos establecer que estos elementos fueran del tipo: cumple, no cumple, N/A.

4.- Detallar las consecuencias que se derivan del incumplimiento: con ello buscamos que los diferentes usuarios tengan claro las consecuencias que supone el no cumplimiento para que en base a ello saber cómo poder solucionarlas.

Con estos cuatro puntos, podemos definir y elaborar la estructura de nuestra inspección en terreno, que no debemos olvidar que es un medio para poder levantar hallazgos y no cumplimientos en base a aquellos estándares previamente definidos.

Seguimiento de los hallazgos

Una vez descubierto esas inconformidades, es importante definir un plan de seguimiento de los mismos a fin de lograr darle solución.

Para ello en primer lugar definiremos los resultados que queremos conseguir con el tratamiento que se le de al hallazgo detectado. En base al resultado al que queremos llegar, se diseñará un proceso de gestión para esa inconformidad, en la que se indicará los pasos a los que se irá sometiendo y los diferentes lugares por los que irá pasando con el fin de poder darle tratamiento y llegar al resultado definido de partida, que no será otro que el de darle solución a tal inconformidad.

Es decir en esta etapa, lo que hacemos es definir el circuito de gestión del hallazgo, ya que de nada vale, realizar un descubrimiento de inconformidades, si después no se gestionan las mismas.

Comunicación de resultados

Otra de las partes importantes en las inspecciones de terrenos que destacamos es la referente a la comunicación de los resultados obtenidos.

Así pues, mediante la inspección en terreno , una vez levantado el hallazgo y habiéndole dado la necesaria gestión, tenemos tres formas básicas de comunicación:

1.- Realizar un envío completo y detallado del chek list indicando el porcentaje de cumplimiento: mediante esta opción podemos determinar un nivel de aceptabilidad y así poder comunicar a diferentes personas en función de ese grado de cumplimiento.

2.- Enviar los hallazgos considerados críticos a los responsables: es decir se envía una lista de las inconformidades encontradas a los diferentes responsables para que puedan tener una relación de las mimas ordenadas por antigüedad.

3.- Establecimiento del la cantidad de veces en las que se ha repetido el hallazgo: no se comunicarán las no conformidades repetidas a fin de evitar confusión si en ese momento se está realizando una acción correctiva en curso. Es decir, si por ejemplo vamos a inspeccionar un equipo, detectamos un hallazgo y  a la semana siguiente al realizar de nuevo la inspección seguimos viendo que aún sigue, no volveremos a levantar ese hallazgo porque la acción correctiva está en curso.

Recomendamos 5 problemas con las inspecciones en terreno en papel.

Claves para ejecutar las inspecciones en terrenos con los check list mobile

1.- Contar con herramientas de geoposicionamiento: para asegurar que la inspección en terreno se realizar el lugar adecuado.

2.- Disponer de las adecuadas competencias para realizar las inspecciones en terreno: nos referimos a contar con las personas con la formación adecuada para así garantizar a homogeneidad en los criterios establecidos para el cumplimientos de los diferentes parámetros.

3.- Tener un control de los tiempos de realización: se debe establecer unos límites de tiempo mínimos y máximos para que el inspector realice cada tipo de inspección en terreno.

Aplicación Mobile: App Check List de ISOTools

La App Check List Mobile de ISOTools pretende tener un conjunto de elementos a los que realizar las inspecciones en terreno mediante check list y gracias a las  mismas poder levantar inconformidades y darle el oportuno tratamiento hasta llegar a su solución de manera automatizada. Está en la nube, siendo totalmente accesible, medible y operativa y está disponible tanto para Android como para iOS.

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