Cuando iniciamos la implementación de ISO 9001, notamos que, pese al gran esfuerzo que hemos hecho, no todo es perfecto. El problema es que esas imperfecciones, son no conformidades que deben ser registradas. Pero ¿Cómo gestionar no conformidades de forma fácil y sin que esto se torne en una labor burocrática y asfixiante?

Gestionar no conformidades es uno de los temas más importante cuando de implementar Sistemas de Gestión basados en normas ISO se trata. El mismo problema tendrá que ser abordado en el caso de ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, o cualquier estándar de gestión ISO.

Antes de hablar sobre cómo gestionar no conformidades con la ayuda de una herramienta tecnológica, veamos qué es una no conformidad y que exigen las normas ISO para su registro adecuado.

Gestionar no conformidades – ¿Qué son?

La no conformidad es el incumplimiento de un requisito. La no existencia de un documento exigido como requisito, es una no conformidad que debe ser registrada. La política de calidad, el registro de los aspectos ambientales, son documentos requeridos por ISO 9001 e ISO 14001 respectivamente, y que, en el evento de no existir, constituyen una no conformidad.

Las no conformidades no siempre están relacionadas con la existencia o no de un documento. Si un proceso, como realizar copias de seguridad, no se lleva a cabo, constituye también una no conformidad.

Para ambos ejemplos, la existencia del documento o del proceso requerido, pero en condiciones deficientes, no acordes con lo dispuesto por la norma ISO, también genera no conformidades.

¿Por qué ISO exige que se registren las no conformidades? Sería mucho más fácil reparar el error sin dejar huella de su existencia, ¿cierto? Pues de eso se trata precisamente. De crear una memoria histórica de errores que garantice su no repetición, que se tomen las acciones correctivas adecuadas, y que estás – las acciones correctivas – sean documentadas de acuerdo con los requisitos de la norma, para que así se conviertan en material pedagógico y herramienta de mejora continua del sistema.

Gestionar no conformidades – ¿Cómo se hace?

Las normas ISO de reciente publicación (9001, 14001, 27001) tienen los mismos requisitos para el registro de no conformidades. Estos requisitos se detallan en la cláusula 10 de cada una de estas normas, y son los siguientes:

• Corrija la no conformidad y plantee un plan de acción para eliminar o minimizar el impacto de sus consecuencias.
• Analice la posibilidad de eliminar la causa de la no conformidad, como una forma de evitar su repetición.
• Implemente las acciones correctivas necesarias.

Por supuesto, a partir de la implementación de la acción correctiva, se desprenden otros requisitos, como el de monitoreo y supervisión.

Bien. Ahora que sabemos qué es una no conformidad y cuál es la forma correcta de registrarla, veamos como puede una herramienta tecnológica ayudarnos en este propósito.

Gestionar no conformidades de forma eficiente con la App Hallazgos de ISTOTools

La gestión de no conformidades y de hallazgos que se identifican durante las inspecciones y las auditorías, hace que las organizaciones busquen herramientas como las muy conocidas listas de chequeo o Check Lists, las cuales, al ser incorporadas a una herramienta tecnológica potencian sus funcionalidades.

Por supuesto, siempre será más fácil hacer uso de una App, que tramitar formularios, encuestas y actas de auditoría manuales, o con las escasas oportunidades que ofrece una hoja de cálculo.

La App Hallazgos de ISOTools, ofrece, entre otras, las siguientes funcionalidades:

• Seguridad de la información, al prescindir de los formatos de papel.
• Homogeneidad en los formatos, muy útil para aquellas organizaciones que cuentan con múltiples locaciones.
• Imposibilidad de cometer errores en la trascripción de datos, lo cual es frecuente cuando se recolecta la información en formatos de papel y luego se transcribe en un formato digital.
• Facilidad para acceder a la información desde cualquier dispositivo móvil en cualquier lugar del mundo.
• Control absoluto sobre el momento, la persona y la forma en que se registró la no conformidad.

La automatización de la gestión de no conformidades y de acciones correctivas, resulta mucho más fácil utilizando un producto de ISOTools Excellence. Si alguno de ellos, como la App Hallazgos, es de interés para su organización, por favor contacte a uno de nuestros consultores.