Gestión de la información en ISO 9001:2015

En la actualidad, existen muchas herramientas que ayudan a las organizaciones a explotar la información y así apoyar la toma de decisiones para la gestión de la información en ISO 9001:2015, apoyando los términos de sus Sistemas de Gestión.

Estas herramientas tecnológicas, se deben considerar para mucho más que instrumentos para la reducción de costes, ayudan a manejar la información de la que disponen las organizaciones, para sus ventajas competitivas y generar beneficios.

Las áreas de Sistemas de Gestión de la Información en ISO 9001:2015, dedican una parte importante a diseñar recursos económicos y humanos a la obtención, proceso, aplicación y proyección de información. Por este motivo, cómo diseñamos la toma de información y su explotación juega un papel importante en una organización y se convierte en el patrimonio principal. La información es fundamental para la mejora continua en la empresa.

Problemas a los que se enfrentan las organizaciones

• Los sistemas de información presentan dificultades debido a la falta de integración de los datos, lo que los hace menos eficaz.
• Se invierte demasiado tiempo en la obtención de información, del que deberían dedicar al análisis de la misma.

Necesidades que surgen de los problemas

• Modificación de los sistemas actuales de recogida y tratamiento de información.
• Herramientas adecuadas para el análisis y la explotación de los datos, que les permitan obtener el conocimiento necesario en el proceso de toma de decisiones estratégicas.

Las organizaciones, independientemente de su tamaño, toman decisiones de negocio importantes a diario con la información que tienen a su disposición. Esta información puede proceder de varias fuentes:

• Opiniones ajenas.
• Criterio dado por la experiencia.
• Información interna.
• Intuición personal.

Los problemas en la toma de decisiones para la gestión de la información en ISO 9001:2015, se derivan de la calidad, cantidad y puntualidad de la información.

Marco teórico de ISO 9001:2015 para la toma de decisiones

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

En la gestión de una organización, este enfoque conlleva:

• Tomar decisiones y actuar según el análisis objetivo, la experiencia y la intuición.
• Analizar la información y los datos con la metodología adecuada.
• Permitir a todos los usuarios el acceso a los datos que necesiten.
• Garantizar que los datos y la información son fiables y precisos.

Con la aplicación del principio del enfoque basado en hechos para la toma de decisiones en la gestión de la información en ISO 9001:2015, se alcanzan ventajas competitivas como:

• El incremento de la capacidad para demostrar la eficacia de las decisiones mediante la referencia a datos objetivos.
• El aumento de la capacidad para revisar, cuestionar y cambiar las opiniones y decisiones.
• La toma de decisiones fundamentada en información veraz y fiable.

Evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño es un registro crítico para el ciclo PDCA, dado que la norma ISO 9001:2015, se basa en ellos, y es solo mediante este paso por el que se puede determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra funcionando correctamente, o si los cambios son necesarios para cumplir con dichos requisitos.

Existen tres cláusulas principales para discutir lo que la evaluación del desempeño tiene que realizar en el Sistema de Gestión de la Calidad. Estas cláusulas son:

• Auditoría Interna.
• Monitoreo, medición, análisis y evaluación.
• Revisión por la dirección.

Dentro de la cláusula de la evaluación del desempeño sobre el monitoreo, medición, análisis y evaluación, cabe destacar, que el propósito que persigue es poder determinar que la empresa cuenta con procesos para conocer cómo y cuándo medir todos los aspectos que aparecen en el proceso, y además, cuándo analizar y evaluar dichas mediciones.

Software para la Gestión de la Información de ISOTools Excellence

Desde la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence, las organizaciones pueden acceder a herramientas que serán de ayuda para la gestión de la información en ISO 9001:2015.

La App para la ejecución ágil de las listas de chequeo, permite a las organizaciones recopilar de forma sencilla e intuitiva los datos de interés en terreno y adjuntar a las listas de chequeo contenido multimedia, entre otras acciones.

Así mismo, la herramienta Bussiness Intelligence en ISOTools, permite establecer cuadros de mando, junto con un potente análisis de datos para la toma de decisiones basándose en reglas de cálculo autodefinidas.