Aunque parezca contradictorio, en muchas organizaciones el inicio de eventos adversos, generadores de riesgos, coincide con la implementación de una acción correctiva, independientemente de la condición crítica o no de ella.

Esto sucede por una razón muy elemental: para muchos encargados de un sistema de gestión, parece muy acertado tratar todo evento como digno de aplicar una acción correctiva, sin importar el factor crítico, solo “por si acaso”.

Eventualmente, estas acciones correctivas impiden la visibilidad sobre eventos realmente críticos. Eso sucede porque no existe un proceso de calificación que permita separar los eventos críticos de aquellos que no lo son tanto. ¿Qué hacer en esos casos?… veamos:

Cuando la acción correctiva crea un cuello de botella

Con el tiempo, las acciones correctivas que tomamos “por si acaso” se sumarán, generando un cuello de botella. Una gran afluencia de datos se acumulará en un mismo punto, y los procesos pueden colapsar. Esto, por supuesto puede afectar seriamente, entregando como resultado las siguientes consecuencias:

• Disminución de la eficiencia de los procesos, con la consecuente pérdida de dinero y tiempo como resultado de una serie de acciones correctivas que requieren gestión y dirección.
• En tanto una acción correctiva suma a otra la organización puede verse afectada por una serie de eventos críticos negativos, que no pudieron ser identificados a tiempo, ya que no se tenía la visibilidad adecuada sobre ellos.

A menudo, los eventos menores impiden la visibilidad de eventos más críticos y negativos.

• La visibilidad de algunos eventos críticos comprometida, dará lugar a un evento negativo de tal impacto, que puede incluso afectar la continuidad del negocio.
• Eventualmente, la organización sufrirá una sobre carga de acciones correctivas abiertas, todas ellas con varios niveles de severidad, lo cual resultará en un riesgo de incumplimiento, afectación o incluso perdida del valor de la marca.

El tratamiento que se debe dar a cada una de estas acciones correctivas, agrega complejidad e inversión de tiempo al proceso. El largo tiempo que toma responder a los problemas críticos, da como resultado retrasos en los procesos y así mismo, disminuye la capacidad de la Alta Dirección para tomar decisiones inmediatas.

Cuando la acción correctiva se convierte en un cuello de botella – La solución

Para que el sistema sea realmente eficiente, requiere de un método que actúe como filtro, permitiendo diferenciar los eventos de acuerdo con su nivel de criticidad.

La organización necesita identificar de inmediato los eventos de alto riesgo, y poner en marcha procesos que hagan uso de herramientas que permitan calificar los riesgos, para así, administrar en forma efectiva los eventos adversos, sin hacer uso de la acción correctiva.

Se reducirá el tiempo necesario para resolver problemas críticos, lo que aumentará la eficiencia, acelerando el proceso de toma de decisiones. La separación de los eventos críticos de los no críticos, permite abordar con mayor eficiencia los eventos adversos.

El filtro permite evidenciar los eventos que realmente requieren la implementación de una acción correctiva, frente a los que pueden ser fácilmente corregidos de manera inmediata y puntual.

Una de las características de un evento que puede ser tratado en forma inmediata, es que generalmente no planean un problema sistémico para la organización. Se trata de problemas aislados.

Automatizar el proceso de gestión

Es posible automatizar el proceso de gestión y direccionamiento de eventos adversos, de tal forma que resulte más fácil e intuitivo para la organización. La visibilidad de los eventos críticos contribuye en gran medida a reducir el riesgo de incumplimiento, ahorrando tiempo en procesos y liberando recursos valiosos que pueden ser utilizados en otras tareas.

Un caso puntual sobre acción correctiva que se convierte en cuello de botella

Una organización recibe miles de reclamaciones mensuales. Estas reclamaciones se enviaban al departamento de calidad para ser investigadas, cada una de ellas con un nivel de severidad diferente.

Es ahí donde surgió el cuello de botella, porque todas estas quejas se estaban convirtiendo en acciones correctivas. Es claro que la organización requería de un método para filtrar y clasificar las reclamaciones.

Esta organización pudo automatizar su evento adverso, y pudo separar las reclamaciones que representaban un evento crítico de las que no lo hacían. Como resultado, la organización ha experimentado ahorro de tiempo, dinero, procesos de acción correctiva mucho más rápidos, menos errores recurrentes, y una mayor visibilidad de los eventos críticos que pueden afectarla.

De esta forma, la organización se centra en resolver los eventos críticos, automatizando procesos, ahorrando tiempo, y aumentado la productividad en un poco más del 80%.

Igualmente, se promovió una gestión más eficiente de los eventos adversos dentro de la organización, mediante la reducción de cientos de acciones correctivas por mes. Esta reducción, hasta el momento, ha sobrepasado el 20%.

Software ISOTools Excellence

Las organizaciones pueden gestionar acciones correctivas haciendo uso de la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence.  Este software permite optimizar el desempeño y mejorar la eficiencia dentro de la organización, para así generar no sólo generar un ahorro importante de dinero y tiempo, sino también una mejor gestión de los procesos clave para alcanzar los objetivos organizacionales.  

Si desea obtener mayor información acerca de esta plataforma puede, solicitar que uno de nuestros asesores expertos se ponga en contacto con usted, y le ayude a modernizar y automatizar la administración de los Sistemas de Gestión de su organización.