Los aspectos relativos a documentar la información en DIS/ISO 45001 son uno de los principales cambios observados en DIS/ISO 45001 en relación a la norma OSHAS 18001. 

La nueva terminología empleada por la familia ISO para hacer referencia al proceso requerido de documentación es «Información Documentada» y la cual viene especifica en el Anexo SL.

Cierto es, que los requisitos en cuanto a documentar la información en DIS/ISO 45001, son menos exigentes que los definidos por la norma OSHAS 18001.

Destacar igualmente, que la norma ISO 45001, gracias a la estructura de alto nivel, tendrá una mayor facilidad para poder integrarse con otros sistemas de gestión basados en normas ISO.

Cómo documentar la información en DIS/ISO 45001

Ya vimos en el artículo Listado de documentos obligatorios requeridos por la ISO DIS 45001 la relación de documentos que el borrador de la norma ISO 45001 definía como obligatorios.

Los nuevos requisitos de la norma señalan la posibilidad de no hacer ya uso del formato tradicional de documento. Por lo que debes elegir aquel formato que más se adecue a las características de tu organización.

Por termino general, las organizaciones medianas, en este sentido, consideran apropiado adoptar la siguiente jerarquía de documentos en relación a la Seguridad Ocupacional:

• Un manual de Seguridad y Salud Ocupacional que incorpore: el alcance definido para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, en el cual incorporemos los métodos y los procesos empleados para atender a las oportunidades y amenazas. Igualmente también deben recoger el conjunto de controles aplicados a las operaciones, así como a la planificación. Por último, este manual de Seguridad y Salud Ocupacional, debe recoger también los requisitos de liderazgo, comunicación, así como los planes definidos por la organización para actuar frente a las situaciones de emergencia.
• Entre la información documentada requerida por DIS/ISO 45001, también incluiremos aquellos exámenes de gestión , auditorias internas o acciones correctivas aplicadas sobre determinados procesos.
• A raíz de esto, podemos elaborar una matriz de resultados OSHAS, en la que incluyamos las salidas obtenidas de estos procesos, y puede ser utilizada para las evaluaciones, análisis y procesos de mejoras, así como para la definición y reorientación de los nuevos objetivos que se irán modificando anualmente.

Los requisitos en relación a la información documentada que recoge la norma ISO/DIS 45001 están «orientados en el riesgo» en comparación con el estándar OSHAS 18001. En este sentido, considera el riesgo para la organización y el personal de la misma de no contar con algún proceso de manera documentada. De esta manera,te permite que mediante tus actuales documentos, puedas evaluar el riesgo aparejado a la documentación de los procesos existentes y en base a ello tomar la decisión sobre su incorporación en la información documentada requerida por las nuevas exigencias de la ISO/DIS 45001.

De esta forma, los nuevos requisitos establecidos en cuanto a la información documentada son menos específicos y prescriptivos.

Lo ideal para iniciar el proceso de información documentada requerido por la nueva ISO 45001 es empezar evaluando los riesgos existentes en sistema actual de documentación, determinar aquello que es obligatorio de lo que no lo es, aunque si necesarios y tomar la decisión de cómo aquello que necesitamos lo podemos incorporar a la nueva jerarquía definida.

Es realmente importante, realizar las consultas necesarias a la alta dirección, hacer partícipes en el proceso a todos aquellos interesados, así como obtener información de los propios empleados.

De esta forma, con esta forma de documentar la información en DIS/ISO 45001 el resultado será una información documentada más limpia y segura, a la vez que compatible con otros sistemas.

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