Los dispositivos móviles como medio para auditar

La forma en que los procesos funcionan y las documentaciones necesarias para realizar las inspecciones en terreno y las auditorías internas han mejorado y evolucionado en los últimos años. No obstante, la cuestión que se deben plantear las organizaciones en la actualidad es la posibilidad de incorporar el uso de los dispositivos móviles para realizar inspecciones en terreno y auditorías internas.

Muchas organizaciones emplean herramientas para sus inspecciones y auditorías tales como listas de verificaciones, hojas de cálculo de Excel y formularios en PDF. El uso de los dispositivos móviles ya es algo estandarizado en muchas partes del mundo y las industrias que trabajan con ellos y sus apps trabajan a menudo bajo las necesidades de diversas organizaciones.

Incorporar los dispositivos móviles para realizar inspecciones en terreno y auditorías interna ayudan a mejorar la estandarización y colaboración para los procedimientos. Al implementar la automatización y la auditoría móvil se puede conseguir como resultado un lugar de trabajar más seguro y una productividad optimizada.

A continuación se habla y muestra una serie de datos proporcionadas por SafetyCulture y Aberdeen.

Las mejores prácticas efectuadas por distintas organizaciones a la hora de recolectar y almacenar datos sobre las auditorías muestra la siguiente información:

• Las auditorías en materia de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EH&S) muestran que un 86% son llevadas a cabo en los terrenos operacionales por parte de las organizaciones más eficientes, un 78% como media de las organizaciones del sector y un 59% para aquellas organizaciones más rezagadas.
• Los datos de auditorías en materia de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EH&S) arrojan que el 79% de las organizaciones más eficientes los almacenan en un sitio centralizado, un 53% de las organizaciones que están en la media del sector y un 45% para las más rezagadas.
• Los datos de auditorías en materia de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EH&S) enseñan que el 49% de las organizaciones más eficientes son recolectados de forma automática. Para la media de las organizaciones del sector es un 34% y un 27% para las que se quedan más atrasadas.

Consejos de dispositivos móviles para realizar inspecciones en terreno y auditorías internas

1. Entrar en el mundo móvil

Las organizaciones más eficientes y vanguardistas usan el doble los dispositivos móviles respecto a otras organizaciones para poder realizar auditorías e inspecciones de terreno.

Se estima que durante el año 2017 el 40% de los equipos de auditorías internos usarán dispositivos móviles para llevarlas a cabo.

Otros consejos que se pueden dar son:

• Asegurarse de que los Sistemas de Gestión de Seguridad, Salud y Medio Ambiente seleccionados sean fáciles de emplear.
• Estandarizar las auditorías para que puedan ser empleados en cada ubicación, tarea o proceso específico.
• Comunicación de peligros clave en tiempo real para poder realizar una toma de decisiones.
• Recolección de datos y generación de informes automatizados y que puedan ser compartidos.

2. La ventaja de la automatización

La automatización mediante dispositivos móviles para realizar inspecciones en terreno y auditorías internas muestra la siguiente información:

• Planificación temporal de realización de auditorías de forma regular y las acciones a realizar si son necesarias.
• El poder compartir datos e informes de forma inmediata con responsables y socios.
• Usar los dispositivos móviles para comunicar cualquier suceso en tiempo real.
• Mejorar la comunicación entre las distintas ubicaciones y las oficinas.
• Involucrar a todos los socios de la organización en la decisión de qué herramienta utilizar hace que existan diferentes perspectivas que ayuden a conseguir la máxima probabilidad de compra de la misma.

3. Ahorro en costes de tiempo y esfuerzo

Las organizaciones que han acabado implementado los dispositivos móviles en la automatización de las auditorías internas han observado que:

• Se consigue una reducción del 60% del tiempo empleado para la planificación de auditorías.
• Se obtiene un decremento del 30% del tiempo empleado para la ejecución de las mismas.
• Se tiene un descenso del 40% del tiempo empleado para la revisión de las auditorías.
• Se alcanza una disminución del 65% del tiempo empleado en analítica y generación de informes.

App Check List Mobile

La App Check List Mobile consiste en una app de ISOTools Excellence disponible en Android e iOS pensada para aumentar la productividad mediante el empleo de dispositivos móviles. La app presenta una serie de funcionalidades, destacando entre otras la realización auditorías, listas de verificación, recopilación de datos en terreno o envío de cuestionarios.

Presenta también muchas ventajas que ayudan a las funcionalidades mencionadas, como el poder emplearse sin estar conectado a Internet, geoposicionamiento, homogeneización de criterios de cumplimiento, el seguimiento de hallazgos, etc. Se trata de una herramienta muy potente que ayuda a su organización a incluir el uso del dispositivo móvil y optimizar sus recursos.

Si usted tiene alguna pregunta le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos para poder asesorarle.