Automatizar un Sistema de Gestión ISO

Empresas como la multinacional del sector de la energía Lipigas o entidades de carácter público como la Municipalidad de Vitacura, ya han automatizado sus Sistemas de Gestión ISO con la herramienta software ISOTools Excellence, si bien una pregunta frecuente que se realizan los responsables de los Sistemas de Gestión a la hora de automatizar éstos con un Software ISO es cuál es el ROI de Automatizar un Sistema de Gestión ISO.

En el artículo Qué es Software ISO y cuáles son los beneficios de automatizar los Sistemas de Gestión vimos por qué las organizaciones automatizan sus Sistemas de Gestión:

• La reducción de costes y de tiempo haciendo más ágiles las tareas de administración y comunicación.
• Una mayor eficacia y efectividad al centralizar toda la información.
• Toma de decisiones basadas en datos reales de la organización y sus procesos.
• Retención del conocimiento sobre la organización entre los miembros de la organización que gestionan el Sistema de Gestión ISO.

• Mayor colaboración entre los equipos que realizan sus tareas más fácilmente pudiendo compartir información y teniendo una comunicación más efectiva.
• Ser eco-friendly, es decir, contribuir a reducir el impacto de las actividades de la organización en el medio ambiente al reducir el consumo de papel.
• Clientes más satisfechos. Cuando se optimizan los procesos, se invierte en la mejora que resulta en una mejor atención de los clientes.
• Mayor rendimiento de la inversión (ROI). Esto es justo lo que vamos a analizar a continuación.

ROI de automatizar un Sistema de Gestión ISO

A la hora de conocer cómo se rentabiliza la inversión que se realiza en automatizar un Sistema de Gestión ISO debemos tener en cuenta los aspectos que vamos a ver a continuación. Para el ejemplo, vamos a usar los datos y la experiencia de los clientes que ya trabajan con ISOTools Excellence.

• Consumo de papel: automatizando el Sistema de Gestión ISO es posible reducir hasta el 100% del consumo de papel al estar la documentación digitalizada lo que se traduce en un importante ahorro económico para la organización.
• Costes de intercambio de la información: centralizar los documentos no sólo simplifica el proceso sino que permite acceder a la información desde cualquier punto con acceso a Internet y reducir este coste hasta en un 90%.
• Costes derivados de las gestiones con terceros: gestionando la documentación en el Gestor Documental que incluye ISOTools Excellence, es posible reducir los costes indirectos derivados de la gestión con las partes interesadas hasta en un 75% ya que éstas pueden tener acceso a la información que necesitan con un sistema de permisos.
• Costes de recogidas de datos en las distintas sedes: un sistema que ofrece reportes en tiempo real permite ahorrar tres de cada cuatro desplazamientos entre las distintas sedes permitiendo dedicar ese tiempo en el análisis y la mejora continua.

En el horizonte temporal, podemos decir que las organizaciones que trabajan con ISOTools Excellence alcanzan el ROI de automatizar un Sistema de Gestión ISO entre el primer y el segundo año desde su implementación.

Conoce los casos de éxito de otras organizaciones que ya han automatizado su Sistema de Gestión ISO con ISOTools Excellence: Clientes Excelentes.