Las organizaciones necesitan una forma eficiente de ejercer control de documentos en los Sistemas de Gestión, de manera que los empleados trabajen con un sistema centralizado y controlado, al que tengan acceso, pudiendo así contar con la información que necesitan cuando la necesitan.

El Control de documentos en los Sistemas de Gestión debe garantizar la disponibilidad de información actualizada, relevante y pertinente. Recordemos que los documentos de una organización, suelen incluir procesos y procedimientos, por lo cual es prioritario que la gestión de estos documentos atienda lo dispuesto por un proceso estándar.

Control de documentos en los Sistemas de Gestión – Los problemas que debe enfrentar

El control de documentos, cuando no se efectúa de acuerdo con los principios que hemos expuesto, puede ocasionar algunos problemas habituales. Veamos:

• Falta de control.
• Documentos no confiables.
• No disponibilidad de la información en todas las áreas de la organización.
• Deficiente entrenamiento y capacitación de los empleados.
• Lentitud en el proceso de aprobación.
• Necesidad de emprender cambios manuales en todos los documentos.
• Excesiva carga administrativa.

 

Padecer este tipo de problemas en el control de documentos, por supuesto, implica correr riesgos, como los generados a causa del escaso control sobre la documentación, incumplimiento en las fechas de los procesos, deficiente detección de riesgos y oportunidades, dificultad para tomar decisiones basadas en información fiable y en tiempo real, entre otros.

Los objetivos del control de documentos en los Sistemas de Gestión

De lo anterior se desprende la importancia de ejercer control estandarizado sobre los documentos dentro de un Sistema de Gestión. Pero, ¿Cuáles son los objetivos específicos? Veamos:

• El control de documentos, facilita la elaboración, archivo y gestión de la información. Una buena gestión de documentos, conlleva economía, sostenibilidad y reducción de tiempos y costos.
• Hacer posible la recuperación de información, mediante el uso de software especializado en la localización y disposición de la información, con eficientes herramientas de búsqueda.
• Preservar la memoria institucional de la organización, al conservar en forma adecuada la historia y los archivos importantes.
• Optimizar el uso de la información.

En lo referente específicamente a la documentación relativa al Sistema de Gestión de la Calidad, la organización debe definir la estructura de la documentación que va a utilizar el sistema. Esta estructura debe ser lógica, garantizar la coherencia para una mejor identificación en la búsqueda, y asegurar un lugar destacado para cada documento dentro de la estructura.

Los documentos deben tener una codificación y/o referencia que los haga únicos, y ser elaborados considerando a los usuarios que han de utilizar la información contenida en ellos.

Criterios utilizados en el control de documentos en los Sistemas de Gestión

En general, el control de documentos tiene en cuenta criterios que conducen a una gestión eficaz de ellos. Estos criterios son:

• Agrupación por proyecto, cliente, producto y fecha.
• Indexación. ¿Cómo buscar?
• Limitación de acceso. ¿Quién puede ver y cuándo?
• Almacenamiento y mantenimiento en la nube o físico.
• Periodos de almacenamiento de documentos antiguos.
• Inutilización y disposición del archivo antiguo.

Control de documentos en los Sistemas de Gestión – Un caso práctico

Uno de nuestros clientes -una organización de tipo industrial-, enfrentó en un momento dado el tratamiento de un número excesivo de documentos. Más de 4.000 documentos relacionados con sus procedimientos y procesos, debían ser gestionados.

Sin embargo, se cometieron muchos errores derivados de la acumulación de documentación obsoleta e innecesaria, la falta de control, inconsistencias en los registros antiguos y la falta de entrenamiento de los empleados encargados de la labor.

Cuando esta organización optó por implementar un proceso automatizado de control de documentos, la organización no solo pudo mantener sus documentos a salvo y en una ubicación accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, sino que también fue capaz de mejorar el índice de rendimiento y desempeño. En cuanto a la calidad exactamente, la organización obtuvo los siguientes resultados:

• Aumento del 25 % en eficiencia.
• Reducción hasta de un 10 % de los defectos, gracias a la actualización de muchos documentos.

 ¿Es necesario utilizar un software para el control de documentos en los Sistemas de Gestión?

Para responder esta pregunta, es preciso revisar la realidad de su organización. Si su organización gestiona una cantidad pequeña de archivos, es probable que no encuentre la necesidad de utilizar la automatización.

Sin embargo, si está implementado un Sistema de Gestión de Calidad, seguro está tratando con una buena cantidad de documentos que deben ser controlados en forma rigurosa. En este caso, es prudente pensar en un software para el control de documentos.

App Gestión Documental de ISOTools

La aplicación Gestión Documental del software de gestión empresarial ISOTools Excellence permite a las organizaciones un control riguroso de toda su documentación. Su amplia funcionalidad permite cubrir todo el ciclo de vida de los documentos desde su almacenamiento, gestión y trabajo colaborativo y distribución entre los miembros de la organización. Igualmente, sirve de soporte para el resto de procesos organizativos, ya que relaciona los documentos con estos en una única herramienta que ofrece una funcionalidad completa para administrar Sistemas de Gestión y Modelos de Excelencia.