Automatización

Los sistemas de gestión se utilizan como herramientas diseñadas para simplificar el trabajo diario de las organizaciones.

Es posible que durante la actividad de la organización se detecte que estos sistemas generan una serie de inconvenientes, llegando a superar incluso los beneficios que estos aportan.  Cuando esto tiene lugar, es muy importante que las organizaciones adopten las decisiones más apropiadas para dar solución a estos problemas.

La automatización es considerada una de las soluciones más eficaces para mejorar la eficiencia de estos sistemas de gestión que por cualquier motivo suponen una carga para las empresas.

Automatizar los sistemas y modelos de gestión es una buena opción para aquellas organizaciones que ya poseen un sistema de gestión y/o para aquellas que el proceso de implantación le suponga una gran esfuerzo económico y de tiempo.

Os presentamos una serie de preguntas que conforman un listado de comprobación, muy útiles si desea conocer el estado de su sistema de gestión:

• ¿Estima que dedica mucho tiempo realizando formatos?
• ¿Qué su Sistema de Gestión esté al día le supone una dedicación de tiempo importante?
• ¿La búsqueda de documentación le implica un gran empeño?
• ¿Durante el circuito de aprobación, ha extraviado alguna documentación?
• ¿Le es difícil mantener un flujo eficaz de comunicación dentro de la organización?
• ¿Le causa problemas la comunicación de su política?
• ¿Los responsables de los sistemas de gestión mantienen una correcta coordinación?
• ¿Controlar que las tareas se ejecutan según lo establecido le origina una gran inversión de tiempo?
• ¿No le resulta fácil visualizar el estado de su sistema de gestión?
• ¿Dedica demasiado tiempo en reunir los datos y realizar el análisis de los indicadores?
• ¿Considera que el registro de los documentos de la organización le reduciría el riesgo de duplicar documentos o de trabajar con documentación no vigente?
• ¿En su organización existen diferentes departamentos y esto le genera problemas al dar acceso a la documentación?
• ¿Se ha detectado No Conformidades por no haber comunicado la existencia de documentos?
• ¿Es complicado llevar a cabo un listado con los documentos vigentes?
• ¿Le supone un problema gestionar la trazabilidad de la AC?
• ¿Se ha producido en su organización varias veces la misma No Conformidad?

Tras responder con sinceridad estas preguntas, ¿la mayoría han tenido respuestas afirmativas? Si esto es así, su organización podría plantear que la automatización es la mejor opción, ya que le solventaría todos estos inconvenientes.

La Plataforma Tecnológica ISOTools realiza la automatización de los sistemas y modelos de gestión de las organizaciones. Si desea reducir el tiempo dedicado y los recursos invertidos, la automatización es la herramienta clave.