Implementación ISO 9001

A la hora de llevar a cabo la implementación de un estándar de Calidad, los responsables de muchas organizaciones se preguntan cómo pueden acelerar la implementación de ISO 9001. Ya hemos analizado en anteriores artículos que para adecuar los procesos, procedimientos, políticas, productos y servicios de una organización a los requerimientos que establece la norma internacional ISO 9001, existen diferentes fórmulas.

En ISO 9001: Qué pedirle a una herramienta online de Gestión de la Calidad y en la segunda parte de ese artículo, Implementación ISO 9001: qué opción se adapta mejor a tu caso, vimos que las organizaciones pueden optar por realizar la implementación por sí mismos, o contratar un consultor externo o bien apoyarse en una herramienta software y el equipo de consultores que realiza el acompañamiento en la puesta en marcha del Sistema de Gestión de la Calidad. Así como las ventajas e inconvenientes que presentan cada una de estas opciones y en qué caso cada una de esas opciones puede ser la apropiada para tu organización.

Acelerar la implementación de ISO 9001

Solemos decir que ‘el tiempo es oro’ y, ciertamente, el tiempo que invertimos en poner en marcha nuevas iniciativas en nuestra organización tiene también un valor monetario. Así, que el proceso de implementación de un estándar como la ISO 9001 sea lo más corto posible es clave para comenzar a obtener los beneficios de la implantación cuanto antes.

El tiempo que se dedique a la implementación dependerá en gran medida de la cantidad de procesos con los que cuente la organización y de la complejidad de éstos.

En el inicio de la implementación es cuando se debe consumir una mayor cantidad de tiempo para definir los procesos con los que se trabaja y analizar si es necesario hacer cambios así como para realizar una buena planificación y coordinación del proyecto. Si desde el comienzo no planificamos una implementación rápida agregando las personas y recursos que van a ser necesarios, no se logrará que lo sea.

Por ello, queremos compartir algunos tips para ayudaros a acelerar la implementación de ISO 9001:

• Hay que definir con claridad la estructura del proyecto ISO 9001: quién es el director del proyecto, el equipo del proyecto, las responsabilidades de cada miembro del proyecto de implementación, los plazo a cumplir. Cuando cada persona conoce qué y cuándo se espera de ellos, reducimos los tiempos.
• Implicar a los propietarios de los procesos para que realicen un análisis y documenten el proceso del que son responsables. Son ellos quienes mejor conocen los procesos y quienes pueden recoger en un documento sus procedimientos.
• Organizar a las personas que colaboran en cada proceso para que conjuntamente diseñen las políticas y procedimientos de los procesos tanto actuales como nuevos.
• Utilizar plantillas de los documentos para que sea más fácil elaborarlos y ahorrar tiempo.
• Comunicar de forma efectiva al equipo antes de comenzar acerca de lo que se necesita hacer, cómo y cuándo. Dejar claro lo que se espera es más efectivo que corregir después.
• Realizar formación al equipo en aquellas áreas en las que necesiten ya que les ayudará de forma mucho más rápida de aprender los nuevos procesos.
• Apoyarse en una herramienta software que incluya plantillas, un gestor documental y facilite que la documentación esté documentada, actualizada y accesible 100%, permita una comunicación eficiente entre los miembros de los equipos y un seguimiento de indicadores, hallazgos y no conformidades en tiempo real. Estas herramientas suelen guiar a las organizaciones a través de la implementación.

Es durante la primera fase en la que planteamos y planificamos donde podemos incorporar todos los recursos que sean necesarios y acelerar la implementación de ISO 9001.

Automatizar la implementación y seguimiento de la norma ISO

Acortar el tiempo necesario para llevar a cabo la implementación también es posible trabajando con una herramienta software como ISOTools Excellence y nuestro equipo de expertos consultores que ya han ayudado a organizaciones de todos los sectores y ámbitos como Lipigas o la Municipalidad de Vitacura.