Alcance de un Sistema de Gestión de la Calidad

Para aquellas organizaciones que deciden certificar sus procesos mediante la ISO 9001, una de las partes que en sus inicios deben afrontar es determinar el alcance de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Determinar este alcance supone definir hasta dónde se va a extender el Sistema de Gestión de la Calidad dentro de las operaciones de la empresa. Además, debe detallarse cualquier exclusión de los requerimientos de la norma ISO 9001 y la justificación de esa exclusión.

En la nueva ISO 9001:2015 se introducen aclaraciones adicionales a la definición del alcance del SGC que por largo tiempo ha formado parte de los requerimientos de esta norma. Estas aclaraciones tiene el objetivo de ayudar a las empresas y organizaciones a contar con un marco de referencia más estandarizado a la hora de definir el alcance de un sistema de gestión de la calidad.

Qué se establece en la norma ISO 9001:2015

Los requerimientos para definir el alcance de un SGC podemos encontrarlos en la sección 4.3 de la nueva ISO 9001 versión 2015. De acuerdo a éstos, se establece que el alcance de un Sistema de Gestión de la Calidad puede incluir a toda la organización, o bien, secciones identificadas de forma específica, o bien, funciones específicamente identificadas dentro de la organización, o bien, una o más de esas funciones en un grupo de organizaciones.

En la Sección 4.3 de esta norma se detallan los requerimientos para determinar el alcance de un Sistema de Gestión de la Calidad. En la parte en la que se hace referencia al SGC, se afirma que éste puede incluir a toda la organización, funciones específicamente identificadas de la organización, secciones específicamente identificadas de la organización o una o más funciones a través de un grupo de organizaciones.

A la hora de determinar el ámbito de aplicación o alcance de la norma ISO 9001, hay que tener en cuenta que debemos considerar en éste los productos y servicios que preste la organización, los requerimientos de las partes interesadas y aquellos problemas internos y externos que puedan ser importantes para los objetivos de la organización, la estrategia marcada y aquellos problemas que puedan afectar a la capacidad de la empresa para lograr los resultados esperados.

Además, el alcance significa incluir todos los requerimientos de la norma ISO 9001 que se puedan aplicar y si hay uno de esos requerimientos que se decide no aplicar, la organización no puede utilizar esto como una razón para no garantizar la conformidad del producto y servicio. El alcance es indicar todos los productos y servicios bajo el SGC y la justificación de aquellos casos en los que nos se pueda aplicar los requerimientos de la norma ISO 9001.

Cómo aplicar lo que dice la norma ISO 9001 a mi organización

Que el alcance de un Sistema de Gestión de la Calidad se extienda a toda la organización es el caso más común. Sin embargo, en algunas ocasiones existen excepciones cuando, por ejemplo, el SGC cubre únicamente una determinada ubicación física de entre las distintas localizaciones con que cuenta una empresa. Otro ejemplo puede ser cuando la fabricación de los productos o la prestación del servicio están claramente separadas por industrias.

En estos casos, el alcance debe identificar las ubicaciones físicas de los SGCs, los productos o servicios que se crean dentro de los procesos del SGC, y las industrias a las que se aplica (si esto es relevante).

El alcance tu SGC debe ser lo suficientemente claro para identificar lo que hace tu negocio y si no se aplica a todas las partes del negocio, entonces debe ser fácilmente identificable cuáles son esas partes.

Establece el alcance de tu SGC de forma clara y concisa

Ten en cuenta que cuando estés estableciendo cuál es el alcance de tu Sistema de Gestión de la Calidad no tienes un límite de tamaño pre-determinado y que debes incluir suficiente información para identificar lo que está cubierto por los procesos del SGC y lo que no. Si no está claro qué procesos de tu empresa están afectos al SGC, ¿Cómo le va a quedar claro a un auditor externo o cualquier otra parte interesada? Es mejor tomarse el tiempo para elaborar el alcance de un Sistema de Gestión de la Calidad para que sea simple y fácil de leer y te sirva de ayuda a la hora de poner el foco de tus esfuerzos y también evitar preguntas innecesarias acerca de las actividades que realizas que pueden no ser aplicables a tu certificación del SGC.

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