El dinamismo del mercado impone nuevos retos y desafíos. Las presiones económicas, unidas a nuevas demandas de los clientes, exigen a las organizaciones un gran cambio en la forma en que conduce sus procesos de negocio. Automatizar los procesos de negocio, utilizando una solución integrada, es la forma de alcanzar este objetivo.

¿Qué es automatizar los procesos de negocio?

Dentro de una organización, los procesos de negocio también pueden ser vistos como flujos de trabajo. El concepto de flujo de trabajo se puede definir como “la secuencia de actividades industriales, administrativas u otros procesos, a través de los cuales una tarea o actividad pasa de un estado inicial al estado completado».

 

Al utilizar una solución integrada, es posible definir qué personas y pasos son necesarios para la ejecución de un determinado proceso de negocio, permitiendo automatizar ese proceso.

Esto significa que todos los acontecimientos posibles deben estar predefinidos y que el empleado solo tendrá que realizar la tarea que se le solicita. El procesamiento de la información y los pasos siguientes, serán asumidos por la solución, de acuerdo con las reglas definidas.

Automatizar los procesos de negocio, permite planear, ejecutar, observar, supervisar y mejorar de forma constante cada proceso, aunque éste cruce diferentes áreas organizacionales.

Ventajas de automatizar los procesos de negocio

La optimización de los procesos de negocio, se asume en una organización como una de las principales preocupaciones, sin importar su origen. Aunque la automatización, conduce en forma indefectible a la optimización, no es esta la única ventaja que encontramos en la automatización. Veamos algunas más:

• Reducción de costos, aumentando la productividad de los empleados.
• Reducción de los tiempos en la entrega de productos o servicios, ya que se obtiene una mayor eficiencia operativa.
• Minimizar el riesgo, homologando procedimientos y reduciendo el margen de error a cero.
• Aumentar la calidad y la capacidad de respuesta al cliente, garantizando una visión detallada sobre el desempeño del negocio.
• Obtener información que permita una toma de decisiones rápida y eficiente.

Las diferentes etapas del proceso de automatización, por si solas, contribuirán a obtener un conocimiento más profundo de los procedimientos existentes y de los posibles cuellos de botella que se presenten.

Una vez se ha concluido la automatización a través de una solución integrada, la organización aún podrá encontrar otras ventajas:

• Comunicación facilitada, dinámica e interactiva en todos los procesos de negocio. Dejaremos de recibir cientos de correos electrónicos, en los que nos recuerdan todas las tareas que debemos realizar. Ya no será necesario crear innumerables notas, que luego no podremos recordar que hemos generado.

La automatización, crea por sí sola un canal de comunicación simplificado, en el que podemos acceder a los documentos de entrada, internos y de salida desde un único área de trabajo.

Además, siempre será posible comprobar, en qué punto del proceso se encuentra, por ejemplo, un documento. En el caso de una solicitud de vacaciones, por ejemplo, el empleado no requiere saber a quién debe enviar el pedido, o la dirección de correo electrónico de esa persona. Simplemente, debe llenar el formulario y enviarlo y la solicitud se encamina en forma automática a la persona indicada.

• Mayor responsabilidad de cada colaborador: Automatizar los procesos de negocios, permite saber quién es el responsable de cada paso del proceso de negocio, cuánto tiempo se ha invertido en cada paso, cuáles son las acciones tomadas, cuáles faltan por tomar, así como un sinnúmero de estadísticas que ofrecen una evaluación detallada del desempeño de cada empleado, proceso y actividad que se lleva a cabo.

Etapas necesarias para automatizar los procesos de negocio

La automatización se inicia con una comprensión profunda de los flujos de trabajo subyacentes, seguida de la eliminación de la redundancia y el desperdicio en esos flujos. La implementación de la solución integrada se divide en las siguientes fases:

Planificación del proyecto

Esta fase consiste en la creación de un equipo multifuncional, que garantiza el apoyo y la participación de la Alta Dirección. Implica un análisis de los procesos existentes, y la búsqueda de soluciones para analizarlos y mejorarlos, en una etapa previa a la automatización.

Puesta en marcha de la solución tecnológica

Una vez que todos los procesos de negocio han sida ajustados y reestructurados, es necesario parametrizarlos junto con las acciones asociadas a la tecnología, para que se refleje la optimización llevada a cabo en la etapa anterior.

En algunos casos, se deben considerar desarrollos adicionales sobre la solución. Terminado el proceso de parametrización, esta podrá trabajar en forma integrada con otras aplicaciones o con plataformas de gestión más complejas.

Asignación de responsabilidades administrativas y de desarrollo

Para garantizar el éxito de la automatización, resulta esencial asignar responsabilidades de administración, seguridad y accesos. Esto significa que debe quedar muy claro quién es el responsable de analizar, revisar los proceso y/o modificarlos a intervalos de tiempo controlados.

Además, es importante definir quién será el responsable de formar, educar y actualizar regularmente a los usuarios de la solución.

Finalmente, es necesario hacer una implementación piloto, antes de entrar en producción. El acompañamiento continuo a la solución, aun cuando ya esté operando en producción, resulta vital para el éxito de la automatización.

Software ISOTools Excellence

Las organizaciones pueden Automatizar los procesos de negocios, a través de la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence, automatizando y gestionando sus SIG, aportando valor para gestionar la información corporativa. Así mismo, las organizaciones pueden obtener un desempeño más eficiente y un ahorro importante de coste y tiempo.

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