Por qué automatizar la Gestión de la Calidad a través de un Software

Automatizar la Gestión de la Calidad

En la era de la transformación digital de las organizaciones a nivel global, la Gestión de la Calidad a través de un Software, es decir, aprovechando la tecnología disponible, es la opción predominante para muchas organizaciones.

En el pasado, la gestión de los Sistemas de Calidad se realizaba de forma manual, de forma que los responsables de Calidad y empleados implicados en el mantenimiento del sistema invertían mucho tiempo y esfuerzo en la gestión de la documentación, indicadores, auditorías e inspecciones internas, identificación de riesgos, gestión de hallazgos, recabar información del propio sistema para la toma de decisiones, etc.

En muchas ocasiones, el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad consumía la mayor parte de los recursos disponibles en lugar de enfocar sus esfuerzos a mejorar de forma continua los procesos así como los productos/servicios para mejorar la satisfacción de los clientes y conseguir mejores resultados.

Los problemas habituales que llevan a las organizaciones a automatizar la Gestión de la Calidad a través de un software son:

Duplicidad y obsolescencia de documentos. Cuando se gestionan los documentos de forma manual o a través de hojas excel y documentos word y se comparten a través de email, es frecuente que se dupliquen los documentos, se extravíen o no se trabaje con la última versión de los documentos.
Dificultad para acceder a la información. Cuando no se dispone de una herramienta que permita automatizar la gestión de los sistemas de calidad, resulta complejo poder acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, especialmente cuando la organización dispone de varias localizaciones.
Dificultad para compartir la información. Los silos de información aislada ralentizan y dificultan la gestión de los sistemas empresariales y la toma óptima de decisiones.
Sobrecarga de trabajo administrativo. La gestión ineficiente de los documentos, indicadores, inspecciones, etc. resulta en una sobrecarga de trabajo administrativo que implica un uso ineficiente de los recursos.
Errores en los procesos. Cuando se trabaja con documentos obsoletos o no se gestiona a tiempo los hallazgos, se aumentan las posibilidades de incurrir en errores en los procesos y se aumenta la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
Gestión irregular de los riesgos. En muchas ocasiones, la excesiva burocracia y la ineficiencia en la gestión de los hallazgos, provoca que no se gestionen a tiempo o que se dedique esfuerzo a gestionar las mismas incidencias de forma repetida ya que no se gestionan de forma inmediata cuando se detectan.
Ineficiencias en el Sistema de Gestión de la Calidad. Cuando el trabajo de mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad se basa en el intercambio de emails y la tramitación de archivos excel en lugar de recoger y gestionar la información de forma centralizada en una única plataforma, es frecuente la aparición de ineficiencias.

Gestión de la Calidad a través de un Software

Apoyarse en un software, permite a las organizaciones ser más ágiles y eficientes y reducir sus costes, automatizando la gestión del Sistema de Calidad.

Algunas de las ventajas que aporta las organizaciones el uso de plataformas tecnológicas especialmente diseñadas para optimizar la gestión de la Calidad como ISOTools Exellence son:

Plantillas y documentos preparados para ser usados por los miembros de la organización de forma que se ahorra tiempo y se trabaja con documentos estandarizados.
Fácil acceso a la información. ISOTools Excellence permite centralizar toda la información en un único sistema, trabajar de forma colaborativa, acceder desde cualquier lugar y dispositivo, organizar toda la documentación así como crear flujos de trabajo automatizados para revisión y aprobación de documentos. En el siguiente enlace puede conocer todas las características de la App Gestión Documental de ISOTools.
Planificación y seguimiento de actividades. La App Mapa de Procesos permite definir y gestionar todos los procesos de la organización desde la Ficha de Proceso, la documentación relacionada, la interrelación con otros procesos y la gestión de indicadores asociados a cada proceso.
Se reduce la carga de trabajo administrativo, ya que mediante la gestión de permisos, todos los usuarios autorizados pueden acceder a la información sin necesidad de hacer envíos de emails. Se facilita la distribución y control de los documentos para que siempre estén actualizados y se evita la duplicidad de tareas.
Se facilita la comunicación entre distintas delegaciones y departamentos.
Importantes ahorros en términos de tiempo (se reducen los desplazamientos a otras localizaciones para capacitar al personal o recabar información, se gestiona más fácilmente el sistema y se optimizan los tiempos) y costes (papel, espacio y gestión de almacenamiento, horas de trabajo improductivas).
Fácil gestión de incidencias y no conformidades. Es posible activar flujos de trabajo para gestionar incidencias a partir de valores de indicadores o del propio registro de éstas.
Se mejora la toma de decisiones. Disponer de información en tiempo real y organizada es clave para poder detectar los riesgos a tiempo y poder tomar decisiones basadas en evidencias.
Se agiliza la realización de auditorías e inspecciones. El proceso de auditoría y recogida de información se agiliza enormemente y herramientas como ISOTools Mobile permite registrar y gestionar hallazgos directamente en la plataforma a través de dispositivos móviles.

Por qué automatizar la #GestiónCalidad a través de un Software

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Casos de éxito de Gestión de la Calidad a través de un Software

Muchos de nuestros clientes ya han automatizado la Gestión de la Calidad a través de un Software, en los siguiente enlaces puedes revisar los casos de éxito en los que detallamos los problemas que han resuelto trabajando con ISOTools Excellence:

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