Sector comercio: Grupo Ramos

Valores como la integridad, la eficiencia, el tesón, el servicio y la solidaridad para que sus clientes tengan una mejor experiencia de compra llevan a organizaciones como Grupo Ramos a automatizar la Gestión de la Calidad en el sector Comercio.

Grupo Ramos lidera la venta al detalle en República Dominicana, con una trayectoria de más de 50 años, una red de distribución en distintos formatos de negocio como supermercados, multi-centros o tiendas de descuento de 44 establecimientos comerciales, 10000 colaboradores y más de 50 millones de visitas anuales en sus centros.

Garantizar la Calidad en los procesos de una organización de estas dimensiones supone un gran reto que en Grupo Ramos ya habían afrontado implementando un Sistema de Gestión de la Calidad basado en los requisitos que establece el estándar internacional ISO 9001.

Si bien, a pesar del compromiso de la organización con la Calidad de sus procesos, servicios y productos, en la implementación y mantenimiento de su Sistema de Gestión de la Calidad, Grupo Ramos encontró algunos problemas en su día a día que son comunes a otras organizaciones del sector Comercio y que dificultaban la gestión:

• Dificultad a la hora de gestionar actualizaciones documentales en los diferentes centros de trabajo que se encontraban distribuidos en distintos puntos geográficos del país de forma que cambiar cualquier documento significaba tener que reenviar la información a cada punto y asegurar que las anteriores versiones de los documentos quedasen como obsoletas.
• Complejidad del proceso de auditoría interna ya que los centros se encuentran repartidos por todo el país y no resultaba fácil recopilar la información de cada uno de ellos.
• Falta de precisión en el control los más de 20 procesos de la organización, la forma en que se interrelacionaban y la documentación común o de apoyo a varios procesos.
• Necesidad de controlar y automatización de la revisión y aprobación de la creciente documentación asociada al Sistema de Gestión de la Calidad.
• Gran número de personas implicadas en la gestión de la Calidad que hacía necesario un único lugar donde almacenar y gestionar la documentación y el acceso a la misma, así como la gestión y seguimiento de las no conformidades, los registros y las acciones preventivas y correctivas del Sistema de Gestión de la Calidad.

Automatizar la Gestión de la Calidad en el sector Comercio

Los anteriores inconvenientes, llevaron a Grupo Ramos a automatizar la Gestión de la Calidad comenzando a trabajar con el Software ISO ISOTools Excellence que les permitió en tan sólo 4 meses alcanzar los siguientes hitos:

• Gestionar toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad en único punto. Esta mejora les ha permitido incrementar la eficiencia en su gestión reduciendo en un 30% el trabajo administrativo. Consiguieron eliminar tareas sin valor y pérdidas de tiempo en el envío y la comunicación de las nuevas versiones de los documentos o la retirada de los documentos obsoletos. haciendo que la documentación obsoleta deje de estar accesible, se redujo el riesgo de uso a cero, evitando las posibles no conformidades que se pudieran dar. Se agilizó el proceso de revisión y aprobación de documentos entre los distintos miembros de la organización. Y, además, se redujo en un 50% el consumo de papel (a pesar de que los puntos de venta tienen que contar con parte de la documentación en papel aún) propiciando un ahorro y mejor gestión de los recursos de la organización.
• Ahora cuentan con procesos identificados donde se conocen con claridad la interrelación entre los mismos y la documentación asociada.
• Un organigrama claro que identifica todos los puestos dentro de la organización relacionados con la gestión de la calidad, facilitando la comunicación y el conocimiento de las responsabilidades asociadas a cada puesto.
• Gestión ágil de sus auditorías internas en todos sus centros, planificando y conociendo en todo momento los resultados de las auditorías internas así como si se han puesto en marcha y su progreso. Esta mejora ha contribuido a reducir en un 20% el tiempo dedicado a la realización de auditorías internas pudiendo dedicarlo a detectar oportunidades de mejora.
• Gestionar su Sistema de Gestión de la Calidad de un forma más simple y efectiva. Las anteriores mejoras han contribuido a esta organización a alcanzar los resultados que esperan.

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