Automatizar la Gestión de la Calidad

Para muchas organizaciones, ofrecer productos y servicios de Calidad es una máxima. Un ejemplo de ello es el caso que hoy vamos a ver donde una organización pública no sólo cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad sino que han dado paso más al Automatizar la Gestión de la Calidad. Nos referimos al caso de uso de la implantación del software ISOTools Excellence en la Municipalidad de Vitacura en Santiago de Chile.

En la página web de la Municipalidad de Vitacura reza el lema «El Mejor Lugar para Vivir«. Esta administración local situada en Santiago de Chile (Chile) ha realizado en los últimos años una fuerte apuesta por la Calidad de vida de los más de 80.000 habitantes a los que presta sus servicios de carácter público.

Para ello, es una de las entidades locales que cuenta con un mayor número de procesos certificados, contando actualmente con un Sistema de Gestión de la Calidad certificado por la norma ISO 9001 y está orientando sus esfuerzos para conseguir otras certificaciones en materia de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo.

Mejorar la atención de las de las demandas de sus ciudadanos los llevó a implementar un SGC de acuerdo a la norma ISO 9001.

Si bien a pesar de los esfuerzos realizados, en la Municipalidad de Vitacura se encontraron con algunos problemas que restaban eficacia al sistema que habían implementado 8 años atrás.

Problemas que encontraron e impulsaron a Automatizar la Gestión de la Calidad

Algunos de los siguientes problemas que impulsaron en la Municipalidad de Vitacura a Automatizar la Gestión de la Calidad con ISOTools pueden estar ocurriendo en muchas organizaciones:

• La plataforma con la que trabajaban era poco amigable y difícil de manejar. Para facilitar que los usuarios registren la información en el SGC se hacía necesario que se pudiera gestionar de forma fácil e intuitiva.
• El anterior problema había llevado al desuso y desconocimiento de la herramienta con la que trabajaban anteriormente.
• El acceso a la información del Sistema de Gestión de la Calidad estaba limitado por licencias para cada computador, de forma que obligaba a la Administración Pública de Vitacura a incurrir en elevados costes e inoperatividad al no disponer de la información en el momento y lugar que la necesitaban.
• Dificultad para integrar el SGC con otros sistemas de gestión ISO, por ejemplo, para la ISO 14001 (Sistemas de Gestión Medioambiental) y OHSAS 18001 (Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo).

Todos estos problemas tenían como resultado que el usuario final del Sistema de Calidad – los ciudadanos- no llegasen a integrar la herramienta en su día a día para sus demandas de bienes y servicios públicos, y el descontento y repetitivas quejas por parte de éstos.

Trabajando con los Consultores y la Tecnología de ISOTools Excellence, en esta entidad local han conseguido solventar los problemas que arrastraban para ofrecer un mejor servicio a sus ciudadanos.

Mejoras alcanzadas tras automatizar la Gestión de la Calidad con un Software ISO

• Trabajar con un software 100% parametrizable donde poder registrar todas las incidencias, No Conformidades o incluso en el ejemplo de cómo lo ha parametrizado para su uso la Municipalidad de Vitacura, felicitaciones. En el sistema de registran cuando los ciudadanos muestran su satisfacción con la labor de los empleados de la Municipalidad.
• Facilidad de uso en su día a día trabajando con una herramienta amigable y usable.
• Reducir parte de la documentación asociada al Sistema de Gestión de la Calidad.
• Tener acceso a la información en el momento en que la necesitan ya que ahora trabajan con una herramienta Cloud, de forma que los usuarios del SGC pueden acceder al sistema en cualquier momento y desde cualquier punto con conexión a Internet.
• Posibilidad de abordar otros proyectos de mejora como la implantación del estándar ISO 31000 (Sistema de Gestión de Riesgos) al contar con un software que hace posible que sus sistemas de certificación ISO estén integrados.