Es probable que, desde su posición directiva, haya pensado alguna vez que no cuenta con suficiente información acerca de lo que sucede a diario en su organización o sobre la eficacia de sus sistemas de seguridad. Una herramienta de auditoría digital le permitirá obtener una visión completa acerca del estado de la seguridad en su organización y los puntos a los que se debe prestar mayor atención.

Una herramienta de auditoría digital centralizada permite a la Alta Dirección contar con datos provenientes de diversas ubicaciones, por medio de plantillas personalizadas, conectar los resultados con las estrategias de seguridad y establecer procesos que requieren mejora, sin tener que emprender una tarea tan dispendiosa como puede serlo una auditoría interna.

Formas en que una herramienta de auditoría digital puede transformar sus Sistemas de Seguridad

1 – Monitoreo y supervisión constantes

El tiempo es un recurso muy importante para los directores o gerentes de seguridad. Y cada vez lo es más debido a las necesidades de información que deben llenar o al tiempo que demanda la supervisión de procesos y procedimientos en varias ubicaciones de la organización.

Una herramienta de auditoría digital integrada permite obtener y analizar información en tiempo real, sin tener que revisar cuentas de correo, descargar informes o procesar complicadas hojas de cálculo.

Igualmente, es posible obtener informes de auditorías anteriores, compararlos y analizarlos con el fin de establecer tendencias y tomar las mejores decisiones para cumplir con el requisito de mejora del sistema.

2 – Permite determinar qué funciona y qué no

La sustitución de maquinaria y equipo en las organizaciones se hace en periodos de tiempo mucho más cortos en esta década, que en todas las anteriores. Esto, que representa una gran ventaja para la organización, plantea algunos problemas de seguridad derivados del desconocimiento de los empleados sobre los nuevos equipos.

No siempre es fácil determinar el origen de las fallas de seguridad. Saber exactamente qué funciona mal, depende de contar con datos correctos y monitoreo constante, lo que es posible obtener con una herramienta de auditoría digital centralizada.

3 – Análisis centralizado

La información centralizada permite identificar desde la fuente cualquier discrepancia en la recolección de datos. Los lideres de áreas, los proveedores e incluso los ejecutivos, tendrán acceso a informes estandarizados y así medir los resultados y discutir sobre ellos en el mismo momento en que se obtienen.

4 – Dejar de esperar informes

Cuando se realizan mediciones o supervisiones semanales o mensuales, es preciso esperar un tiempo prudencial para que la información se consolide, y se redacten los informes en papel o, en el mejor de los casos, nos llegue un correo electrónico con el esperado informe.

Generalmente, cuando se logran obtener los informes, los problemas ya han alcanzado magnitudes superiores y la información resulta insuficiente y desactualizada. Una herramienta de auditoría digital permite obtener informes a diario, si es preciso, con información consolidada y confiable, en donde se destacan los puntos de análisis crítico.

5 – Control de documentos

Si usted ha vivido la experiencia de una auditoría realizada en papel, o con base en hojas de cálculo, sabrá lo difícil que resulta asegurar que cada miembro del equipo cuente con la plantilla correcta, y que los procedimientos de auditoría se lleven a cabo de forma estandarizada.

El problema es aún mayor cuando se requieren plantillas especificas para cada sucursal o ubicación. Estos problemas no se consideran cuando se utiliza una herramienta de auditoría digital dentro de un Sistema de Seguridad.

Otros beneficios de contar con una herramienta de auditoría digital

Automatizar los mecanismos de comunicación, poner mayor énfasis en los indicadores que más interesen, obtener datos que permita predecir comportamientos y establecer tendencias, disminuir la sobrecarga administrativa de los empleados y obtener información eficaz para persuadir a directores y gerentes sobre la necesidad de adoptar medidas correctivas urgentes, son otros de los muchos beneficios que ofrece una herramienta de auditoría digital.

ISOTools Excellence

App Check List Mobile es una poderosa herramienta dentro de la plataforma ISOTools Excellence que, en asocio con otras permite realizar auditorias digitales, en todo momento, reportando datos en línea, realizando análisis de puntos críticos, proponiendo acciones correctivas y mostrando tendencias y datos predictivos.

Si considera que estos beneficios pueden estar presentes en su organización le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos.