Las auditorías son procesos complejos que requieren una preparación exhaustiva, y más que eso, una alteración de la cultura de los auditados para que todos consigan comprender la importancia de los sistemas de gestión de la organización. La lista de verificación de auditoría forma parte de este proceso y debe ser tenido muy en cuenta tanto por auditores como por auditados.

La proximidad de una auditoría no es la mejor de las épocas para los gestores de sistemas. Ellos terminan pasando por muchas dificultades y, sí no están bien preparados, y aprenden a conciliar sus tareas del día a día con la preparación para la auditoría, en verdad pueden tener muchos problemas.

Lista de verificación de auditoría – 5 consejos para una auditoría exitosa

Pensando en esos gestores esforzados, que comparten su tiempo entre las tareas propias de su cargo, y el compromiso con uno o varios sistemas de gestión, hemos desarrollado estas 5 estrategias para sacar adelante una auditoría eficiente y efectiva. Veamos:

Preparar todo con antelación

Las auditorías demandan mucha atención en los detalles. Por ello, tanto el auditor como los empleados auditados deben acordar un término de tiempo suficiente para que todo sea preparado hasta en los más mínimos detalles.

Dos buenas sugerencias: cada área de la organización debe efectuar simulaciones con base en los estándares que serán auditados, para que el gran día no llegue con sorpresas desagradables.

Y la segunda sugerencia: mejorar la planificación de la auditoría con la App Gestión de Auditorías de ISOTools. Gracias a esta herramienta, problemas como la falta de planificación, la información insuficiente o los registros desactualizados, la falta de seguimiento a las no conformidades detectadas, o los problemas para encontrar trazabilidad en el proceso de auditoría, entre otros, se ven solucionados, facilitando a los auditados enfrentar la auditoría con seguridad y confianza.

Destinar el tiempo necesario a la auditoría

Algunas organizaciones cometen el error de presionar al auditor con el argumento de que se dispone de poco tiempo para la labor de auditoría, con el ánimo de que el auditor no tenga tiempo para ser muy incisivo en su labor.

Una buena auditoría es aquella que se hace con tiempo suficiente para verificar cada detalle, de forma que los informes sean entregados con perfección. Destinar empleados y gestores a atender exclusivamente la auditoría, durante el tiempo que el auditor considere necesario, es la mejor recomendación.

Por supuesto, en la preparación, la lista de verificación de auditoría, es una herramienta que ayudara a auditor y auditados a avanzar en la labor sin encontrar obstáculos en el camino. La App Gestión de Auditorías de ISOTools, nuevamente aparece como una herramienta eficaz para el logro del objetivo de que el proceso de auditoría sea lo más eficiente y eficaz posible.

No olvidar los temas pendientes

Las auditorías son procesos continuos de mejora dentro de la organización. Por lo tanto, verificar que las acciones anteriores, en las que se han encontrado no conformidades fueron objeto de acciones correctivas, y que a estas últimas se les hizo el debido seguimiento, es una tarea que se debe llevar a cabo cuando se enfrenta una auditoría.

Trabajar con lista de verificación de auditoría

Si la organización está tratando de cumplir con todos los requisitos de calidad, reclamados por ISO 9001, utilizar una lista de verificación de auditoría con el fin de verificar el cumplimiento y confrontarlo con la realidad, puede ser una buena idea.

Por supuesto, la tarea es más fácil si hacemos uso de una plataforma tecnológica: La App Check List Mobile de ISOTools, permite la realización de auditorías más eficientes y en menor tiempo. Igualmente, la presentación de los informes es inmediata y además permite insertar imágenes, diagramas y personalizar la lista de verificación de auditoría y los formularios utilizados.

Cuidado con plantillas o patrones genéricos

Nunca trabaje con lista de verificación de auditoría estandarizada o genérica. Los resultados de las auditorías, utilizando este tipo de herramientas suelen ser muy pobres y no contribuyen a la mejora continua del sistema.

La auditoría es una tarea que beneficia a la organización, y su objetivo primario es ayudar a la mejora de los procesos. La lista de verificación debe ser elaborada de manera que se adecue a la realidad de la organización, y no solo por cumplir con una tarea que se considera aburrida y burocrática.

Apps de ISOTools Excellence – Herramientas para auditorías eficientes y efectivas

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