El cumplimiento de los requisitos de las normas ISO, implica una gestión de documentos eficaz. Sin embargo, se presentan problemas habituales de control de documentos que hacen que los empleados inviertan tiempo y esfuerzo en la recopilación de información interna necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

Se estima, según un informe de Mckinsey & Company, que por causa de estos problemas habituales de control de documentos, los empleados ocupan casi el 20 % de su tiempo en la búsqueda de documentos e información.

Estos problemas son comunes a muchas organizaciones. En este documento, conoceremos cuatro de los principales problemas y una guía para solucionarlos. Veamos:

Problemas habituales de control de documentos y como evitarlos

Servidores y correo electrónico

Son muchas las organizaciones que aún administran sus documentos por medio de servidores compartidos y la bandeja de salida del correo electrónico. Esto, no solo propicia la pérdida de tiempo y productividad, sino que hace que la información pierda confiabilidad, debido a la falta de control sobre los documentos actualizados y la proliferación de carpetas en los servidores.

La falta de control sobre las versiones de los documentos, aumenta el riesgo de cometer errores, gracias al uso de información desactualizada, sin mencionar la duplicación de esfuerzos.

La solución es utilizar una plataforma que permita la gestión rigurosa, sistemática y automatizada de los documentos de la organización. La App Gestión Documental de ISOTools, garantiza una gestión eficiente de los documentos corporativos, así como de la información relevante para el óptimo funcionamiento de los sistemas de gestión.

Falta de integración

Los documentos no existen en un espacio independiente, aislados de los diferentes sistemas de la organización. Los documentos, y la información que contienen, afectan varios procesos, que involucran varios sistemas de gestión.

La falta de integración en los sistemas de gestión dificulta la gestión documental. El uso de un software que haga posible el control de documentos integrado en su totalidad, puede solucionar el problema.

Entre otras áreas, la App Recursos Humanos de ISOTools, puede mejorar la integración de procesos en lo relativo a la formación de empleados. Por ejemplo, cuando se actualiza un protocolo clave, sin actualizar en forma simultánea los requisitos de capacitación de los empleados, por supuesto, que en un momento dado aparecerán conflictos y problemas.

Problemas con las auditorías

Las auditorías suelen encontrar hallazgos en la gestión de documentos. Aunque algunos no son trascendentes, otros pueden requerir de acciones correctivas para solucionarlos, sobre todo cuando la gestión documental está basada aún en el papel, en unidades de red o en el correo electrónico.

Los problemas habituales de control de documentos, derivados de las auditorías, pueden ser solucionados, gracias a la App Gestión de Auditorías de ISOTools, que, entre otros beneficios, permite cumplir con el requisito de mejora continua, exigido por las normas ISO.

Baja tasa de uso

Si el sistema de control de documentos es engorroso y complicado, simplemente los empleados se abstendrán de utilizarlo. Son varias las razones por las cuales un sistema de control documental puede ser obviado por los empleados. Veamos algunas:

• Falta de integración con otros módulos: nuevamente se hace énfasis en la integración como factor de productividad y eficiencia. La integración aumenta las posibilidades de que el sistema de control de documentos resulte útil y sea utilizado por los empleados.
• Flexibilidad: el sistema debe adaptarse a los procesos, no los procesos a él. De ser así, se verá afectada la eficiencia y, por supuesto, aumentaran las posibilidades de que los empleados no utilicen el sistema.

ISOTools Excellence – Una solución a los problemas habituales de control de documentos

En estos cuatro problemas, se resumen las razones por las que las organizaciones acuden a un Software de gestión documental. ISOTools Excellence presenta su App Gestión Documental, como una forma de garantizar la eficiencia en el tratamiento de la documentación, la transparencia y la confiabilidad, reduciendo el número de horas perdidas y aumentando la productividad.