Generar buenos resultados, optimizar procesos, reducir costes, aumentar la productividad, la calidad y la rentabilidad son los objetivos de cualquier organización. Pero ¿cómo lograrlo?… la respuesta está en la gestión de procesos. Para ello, es preciso identificar procesos ineficientes en su organización.

Esto ¿qué significa?… Que las actividades empresariales deben ser tomadas como procesos clave. Es un cambio de cultura y debe formar parte de la política de calidad de su organización.

Identificar procesos ineficientes en su organización – ¿Qué es la gestión de procesos?

Es una metodología para evaluación continua, análisis y mejora del desempeño de los procesos que ejercen mayor impacto en la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas, como Alta Dirección y Accionistas.

La gestión de procesos busca alinear las funciones de la organización con las necesidades de los clientes, promoviendo un ambiente propicio para el cambio y la mejora continua, así como el crecimiento de la organización.

 

Para alcanzar una gestión de procesos eficiente, es preciso que las actividades organizacionales sean tratadas como procesos y no como funciones, departamentos o productos.

Sin embargo, no siempre esto sucede así. Usted puede estar cometiendo errores que permiten identificar procesos ineficientes en su organización. ¿Cuáles son?… Veamos:

Identificar procesos ineficientes en su organización – Indicios de que la gestión de procesos está fallando

• La falta de planificación

La falta de planificación impide implementar acciones estratégicas dentro de su organización. La visión estratégica debe traducirse en metas y marcos de desempeño que hagan posible la supervisión y el monitoreo.

Involucrar a los empleados, tener un plan de trabajo y una metodología definida, son etapas cruciales de la gestión de procesos.

• Falta de comunicación

Gestionar la comunicación dentro del equipo es tan importante como cualquier otro proceso dentro de su organización. Identificar sus elementos, las formas posibles de comunicación y las partes involucradas es un primer paso y, tal vez, uno de los más importantes.

Si la información se trata como algo relevante, la comunicación fluirá y el conocimiento de extenderá de forma mucho más eficiente. Las reuniones deben ser periódicas y tener una pauta predefinida que las haga objetivas y eficaces.

• Cultura corporativa departamentalizada

Con objetivos y metas individuales, las áreas buscan optimizar su desempeño sin considerar las competencias generales y el desempeño de la organización como un todo.

Cuando se observa competencia en lugar de cooperación entre las áreas y los departamentos, se evidencia la falta de sinergia. Un ejemplo de ello, es cuando se presenta falta de sincronización entre las áreas de producción y las comerciales, razón por la cual la fábrica no tiene capacidad para atender los pedidos de los clientes.

• Falta de cultura preventiva

Reemplazar un producto defectuoso cuando se presenta una reclamación de un cliente, como única acción correctiva a un incidente de no conformidad, es el mejor ejemplo de falta de cultura preventiva.

Aunque el cambio resuelve la insatisfacción del cliente – en ocasiones solo temporalmente -, esta acción no afecta al área de producción, e impide tomar acciones preventivas, como indagar sobre el origen del problema, y resolverlo para que no se presente nuevamente.

• Cultura organizacional enfocada en la culpa

Esto ocurre cuando la mentalidad de la organización solo busca encontrar culpables, sin atacar las causas y el origen, haciendo que los procesos ineficientes no sean identificados, lo que los convierte en recurrentes.

Las acciones correctivas en estos casos, terminan siendo paliativas, pues normalmente no tratan el origen sino los síntomas del problema. Un ejemplo claro de ello, es despedir a un empleado que ha cometido un error, sin establecer si el error se debió a la falta de conocimiento de los patrones corporativos, o porque el empleado no recibió la debida capacitación.

El despido, en el ejemplo mencionado, no garantiza la no repetición de un proceso ineficiente.

• Estructuras organizativas verticalizadas

Normalmente, estructuras verticales terminan siendo poco eficientes en la toma de decisiones y en la solución de problemas, ya que las iniciativas deben ser sometida a aprobación en muchos niveles jerárquicos, antes de ser implementadas.

La ineficiencia se caracteriza porque las personas no poseen la información, ni los debidos niveles de autoridad para realizar las actividades y atender las demandas a tiempo.

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