Sistemas Integrados de Gestión

Hemos dedicado varios de nuestros textos a explicar las bondades de la integración de sistemas de gestión. Uno de ellos es sin duda la posibilidad de realizar una sola auditoría interna, ya sea con el fin de obtener la certificación o tan solo para comprobar la eficacia del SIG. Pero las auditorías de Sistemas Integrados de Gestión presentan algunas particularidades que conviene conocer y sobre las cuales profundizaremos en nuestra entrada de hoy.

Auditorías de Sistemas Integrados de Gestión

Las auditorías de Sistemas Integrados de Gestión, permiten obtener una perspectiva imparcial del sistema, a la vez que se evalúa el desempeño, el cumplimiento de los requisitos de las diversas normas integradas – Calidad, Salud, Medio Ambiente, Continuidad del Negocio –, las fortalezas y las oportunidades de mejora.

Las auditorías a un SIG, puede ser realizada para el mantenimiento de la certificación o para evaluar el rendimiento de los sistemas de gestión. Durante una auditoría a un SIG, los auditores evalúan el cumplimiento de los requisitos, el rendimiento y señalan las oportunidades de mejora de la organización.

 

¿Cómo realizar auditorías de Sistemas Integrados de Gestión?

Aunque la auditoría a un SIG, presenta muchas similitudes con la que se efectúe con el fin de comprobar la eficacia y el cumplimiento de requisitos en una norma específica, la parte procedimental requiere seguir una lista de chequeo definida, misma que compartimos a continuación.

Lista de chequeo para realizar auditorías de Sistemas Integrados de Gestión. ¿Qué observar?:

Sobre el recorrido de las instalaciones

• El aseo de las áreas.
• Estado de las conexiones eléctricas y de las maquinarias.
• Estado de los pasillos. ¿Están libres de objetos que obstruyan las vías de escape?.
• Ubicación de los extintores, a más de 1.30 m desde su base, con protección para aquellos que se encuentren a la intemperie.
• Vías de evacuación señalizadas y despejadas.
• Señalización y carteles informativos legibles.

Con respecto a los gerentes y supervisores

• Verificar que la política cumple con los requisitos de las normas.
• Verificar que esté firmada y fechada.
• Verificar que haya sido publicada y difundida.
• Preguntar de que manera se concreta la política del SIG en objetivos de Gestión Ambiental, Salud y Seguridad, y Calidad.
• El entrevistado debe saber explicar cómo se establecieron los objetivos en consistencia con la política e identificación de aspectos ambientales significativos, riesgos inaceptables y como se mide cada uno de ellos.
• Solicitar los documentos respectivos programa de gestión con objetivos y los informes que respaldan mediciones de avance.

En cuanto a la comunicación

• Preguntar cómo se asegura la comunicación efectiva del sistema, por ejemplo, ¿Cómo procede la empresa ante un reclamo de una queja de parte interesada (comunidad, vecinos, cliente)?.

En cuanto al compromiso de la Alta Dirección de la Organización

• Verificar si se encuentra definido el mecanismo para efectuar las revisiones gerenciales del SIG.
• ¿Con qué frecuencia se revisa el sistema?. ¿Dónde se define la frecuencia de revisión del sistema?.
• Solicitar actas de revisión del SIG, donde se indique número de acta, fecha, participantes, todos los temas tratados y los acuerdos tomados (acciones correctivas y preventivas en relación a cada tema tratado).
• Verificar que, a partir de la segunda revisión gerencial, se debe registrar la revisión de las acciones definidas en la reunión anterior.

En cuanto a la mejora continua

• Preguntar cómo se lleva a cabo la mejora continua. El supervisor del SIG debe poder explicar que fuentes de información maneja para obtener la mejora continua.
• Deben estar disponibles los informes estadísticos de indicadores de desempeño del SIG, análisis de acciones correctivas, incidentes ambientales, incidentes de salud y seguridad ocupacional, reclamos partes interesadas, que se utilizan en las revisiones gerenciales.

En cuanto al Control de Registros

• Solicitar lista de control de registros, tales como: informes emitidos para evaluar cumplimiento de programa de gestión ambiental y salud y seguridad ocupacional.

En cuanto al Manual de Gestión

• El manual, ¿Incluye el alcance del Sistema y sus posibles exclusiones?.
• ¿Se identifican los procesos dentro del SIG?.
• ¿Se indican las responsabilidades del Comité Ejecutivo, Equipo de Gestión? ¿Representante de la Dirección, Coordinador SIG, Coordinadores SIG del área?.

Aunque las auditorías de Sistemas Integrados de Gestión, pueden abarcar muchos más temas, lo cierto es que los aspectos de mayor relevancia están contemplados en esta lista de chequeo, que esperamos sea de gran utilidad para auditores y administradores del SIG.

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