Integración de ISO 9001 e ISO 14001

Existen importantes puntos en común entre los estándares ISO 9001 e ISO 14001 que facilitan la integración de ISO 9001 e ISO 14001. Es posible lograr un alto retorno de la inversión, aprovechando los puntos en común y las similitudes en la implementación y gestión entre las dos normas, una de gestión de la calidad y la otra de gestión del medio ambiente.

Procesos en común que facilitan la integración de ISO 9001 e ISO 14001

El nivel de integración de los sistemas de gestión, variará en función de las necesidades específicas de la organización. Cada organización debe evaluar los sistemas de gestión que se aplican a su industria y analizar la mejor manera de integrar los procesos de estos sistemas, con el fin de satisfacer los requerimientos de las normas, pero también las estrategias de la organización.

 

Los siguientes procesos, son comunes entre los sistemas de gestión de calidad ISO 9001 y los de gestión del medio ambiente, basados en ISO 14001. Estos procesos, pueden integrarse en un único proceso que satisface las necesidades de la organización.

• Control de documentos.
• Control de registros.
• Revisión crítica de la Alta Dirección.
• Entrenamiento de empleados.
• Controles y desarrollo de proyectos.
• Seguimiento y control a instrumentos de medición.
• Mantenimiento de equipos.
• Compras y adquisiciones.
• Acciones correctivas.
• Acciones preventivas.
• Auditorías internas.

 

Aunque todos estos procesos se pueden integrar de manera efectiva en un solo sistema de gestión, centraremos nuestra atención en los tres procesos que más facilitan la integración de ISO 9001 e ISO 14001, en la mayoría de las organizaciones. Veamos:

3 procesos en común que más facilitan la integración de ISO 9001 e ISO 14001

Revisión crítica de la Alta Dirección

El objetivo de la revisión crítica por parte de la Alta Dirección, es evaluar el estado de los procesos y de la organización y tomar las medidas cuando sea necesario, según lo indiquen los datos disponibles. Un buen proceso de revisión puede incluir un análisis de los siguientes puntos:

• Estado de las metas y los objetivos de la organización.
• Controles operacionales.
• Resultados de las auditorías internas y externas.
• Estado de los procesos de acciones correctivas y preventivas.
• Resumen de las insatisfacciones de los clientes.
• Indicadores de ventas y rentabilidad.
• Datos sobre accidentes, enfermedades y pérdidas de tiempo.
• Violaciones de permisos.
• Cambios en las circunstancias que puedan afectar el sistema de gestión. Entre ellas podemos mencionar, nuevas líneas de productos, nuevos procesos o reorganizaciones.
• Oportunidades de mejora continua.
• Aplicabilidad actual de las metas y objetivos de la organización.
• Aplicabilidad actual de la política de la organización.

Todos estos puntos, son cruciales para la eficacia de los dos sistemas de gestión y deben ser revisados periódicamente por la Alta Dirección. Cuando los datos indican la necesidad urgente de acción, es preciso iniciar las acciones apropiadas que aseguren la toma de medidas que garanticen la eficacia de los sistemas.

Las organizaciones que han optado por la integración de ISO 9001 e ISO 14001, deben programar reuniones con frecuencia suficiente para asegurar la buena marcha continua de la organización. Se recomiendan reuniones mensuales y trimestrales.

Igualmente, es necesario recoger información apropiada para la revisión, realizar análisis críticos, mantener registros de las revisiones y hacer un seguimiento de los elementos relacionados con una determinada acción durante el análisis.

Controles operacionales

Mantener dos o más procesos separados, para los controles operacionales, puede confundir a los empleados. La organización que decide integrar los dos sistemas de gestión debe, entre otras acciones, seguir las siguientes:

• Identificar las actividades de producción que pueden afectar el desempeño de la calidad, el medio ambiente, la salud y la seguridad ocupacional (si se integrase también este sistema).
• Desarrollar y proporcionar, con la ayuda del personal de operaciones, procedimientos documentados e instrucciones de trabajo con criterios operativos definidos con el fin de desarrollar productos de calidad, de una manera segura y minimizando los impactos ambientales.
• Desarrollar procesos de control, para asegurar que las materias primas, materiales en proceso y productos terminados, estén claramente identificados.
• Desarrollar y controlar los procesos de manipulación, almacenamiento, embalaje y envío de productos.

Auditorías internas

Las normas de calidad y medio ambiente, requieren que la organización efectúe auditorías del sistema con el fin de garantizar que se cumplan los requisitos y que los sistemas hayan sido implementados en forma correcta.

Aunque la integración del proceso de auditoría interna reduce la redundancia de las auditorías, el tiempo y los recursos utilizados, el mayor beneficio de la integración es la creación de una mentalidad de procesos útiles en toda la organización.

Hay dos peligros comunes que se deben evitar en la integración de las auditorías internas. Una de ellas es, obligar la integración de auditorías para procesos que no han sido integrados. El otro es, utilizar auditores internos que no cuentan con la suficiente experiencia, en sistemas de gestión ambiental, o en gestión de la calidad, para auditar procesos integrados.

No existe un sistema integrado único y perfecto. Cada organización debe tener en cuenta la cultura y la naturaleza de su negocio, antes de tomar la decisión de integrar.

Sin embargo, es claro que la integración permite la simplificación de los sistemas, lo que disminuye las posibilidades de confusión, la redundancia en la producción de documentos, pero también genera optimización de recursos, ya que solo es preciso pensar en mantener un único sistema con un único objetivo.

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