Gestión del Cambio en Sistemas de Gestión de la Calidad de acuerdo a ISO 9001:2015

Planificación, es la palabra clave cuando se habla de la gestión del cambio en Sistemas de Gestión de la Calidad. Con la versión 2015 de la norma ISO 9001 han cambiado los requisitos para esta tarea y algunos de ellos son los elementos necesarios para la planificación de los cambios.

¿Qué ha cambiado en la gestión del cambio en Sistemas de Gestión de la Calidad en la versión 2015 de ISO 9001?

En la versión 2008, ISO afirmaba que la integridad del sistema de gestión no podría verse comprometida, cuando se planificaran o se implementaran cambios en la organización.  En la nueva versión, la integridad del sistema aún debe ser mantenida, pero el foco principal debe ser garantizar la necesidad y la eficacia de los cambios.

Por lo tanto, es preciso considerar el propósito del cambio y sus posibles consecuencias, así como los recursos disponibles y la asignación de responsabilidades necesarias para la implementación de los cambios, asegurando que estos se lleven a cabo de manera organizada y sistemática. Por supuesto, es necesario analizar si se generan nuevos riesgos con ocasión de los nuevos cambios.

¿Cuándo se deben considerar cambios en el sistema?

ISO 9001 2015 incorpora una estructura que proporciona una base sólida para apoyar la gestión estratégica de la organización. Cuando la organización define su contexto y las partes interesadas, identifica y determina los procesos y el análisis de los riesgos y oportunidades que se abordarán. Con el paso del tiempo, es necesario ajustar algunas cosas para lograr los resultados esperados.

Estos cambios pueden estar relacionados con cualquier elemento del proceso, insumos, recursos, actividades, salidas, controles, medidas… De cualquier forma, es preciso implementar estos cambios, en busca de un mayor rendimiento y de mejores resultados. Por lo tanto, estos cambios han de ser implementados, tal y como se determinaron.

Estos cambios no se limitan sólo a los procesos comerciales de la organización. También puede haber cambios en el mismo sistema de gestión de la calidad y estos pueden provenir de comentarios de los clientes, la retroalimentación de los empleados, fallas detectadas en el producto, la determinación de un riesgo potencial, los resultados de una auditoría interna, o los resultados de la evaluación de una no conformidad identificada.

La organización tiene que pensar en todo tipo de cambios necesarios para alcanzar los resultados planificados. Al emprender la gestión del cambio en Sistemas de Gestión de la Calidad, se verá que algunos de ellos deben ser controlados en forma cuidadosa, en tanto que otros pueden prescindir de cualquier tipo de control, sobre todo si tenemos en cuenta que estos cambios menores serán objeto de seguimiento a través de rutina de la organización o de auditorías propias del sistema.

¿Cómo diferenciar cambios que requieren control?

Para distinguir los cambios que requieren mayor planificación y control, es preciso ordenar y priorizar los cambios a través de métodos que han comprobado su efectividad, como GUT, o criterios tan elementales como el del número de departamentos afectados con el cambio.

Otros elementos para determinar la prioridad del cambio, son:

• Las consecuencias del cambio
• Probabilidades de que el cambio impacte en alguna forma a los clientes
• Impacto en otras partes interesadas
• Afectación sería al Sistema de Gestión de la Calidad
• Efectividad real y comprobada de los cambios

Una vez considerados estos elementos, el siguiente paso es planificar de forma sistemática la evolución de los cambios, de tal forma que podamos identificar cuáles de ellos no llegarán a ninguna parte o nunca serán objeto de control, dejando así a la organización sin conocer los resultados de la modificación.

Por lo tanto, es importante, en esta etapa de la gestión del cambio, establecer plazos, responsables y recursos necesarios para realizar los cambios, dentro de la rutina de la organización.

La gestión del cambio en Sistemas de Gestión de la Calidad, cuando se da de manera organizada y sistemática, fomenta procesos de evolución y enseña a la organización a desarrollarse y obtener mejores resultados.

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