6 preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorías e inspecciones en terreno

Llevamos varios años trabajando con OHSAS 18001 y por supuesto sabemos de sus nuevos requerimientos en materia de datos, esencialmente en lo relativo a la accesibilidad para las organizaciones. Optimizar las auditorias e inspecciones en terreno, no es una tarea tan compleja como se puede llegar a creer, si es que sabemos hacer las preguntas correctas.

Algunas organizaciones piensan en ello como una labor monumental que implica la implementación de un nuevo sistema, nuevas plataformas de datos, y por supuesto una inversión económica muy importante, que incluye el pago de un servicio mensual.

Esto puede llegar a ser cierto, cuando hablamos de bases de datos de gran tamaño. Pero las pequeñas y medianas organizaciones, pueden fácilmente llevar adelante esta tarea, a partir de un sistema de auditoria, si es que conoce las preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorias e inspecciones en terreno.

6 Preguntas claves para optimizar las auditorias e inspecciones en terreno

En su organización en particular, las preguntas pueden variar, o incluso alguna, puede llegar a no ser procedente. Se trata de una guía que debe ser revisada y claro está evaluada por los administradores del sistema. Veamos:

• ¿Cuáles son los mayores problemas de mi organización?

Identificar las áreas de la organización con mayores problemas suele esconder un pequeño enigma. No siempre, las áreas con más problemas, son las que reportan más incidentes (aunque pueden serlo). Pero es bueno dar una mirada a aquellos departamentos en los cuales la calidad está por debajo del promedio general de la organización.

Otros indicadores de presencia de problemas en un área determinada, pueden ser la alta rotación del equipo, o las deficiencias formativas reveladas por otro tipo de auditorías. Aunque estos indicadores en muchas organizaciones, operativamente no parecen ser relevantes, en ciertas organizaciones, como aquellas dedicadas a la ingeniería pueden ser el caldo de cultivo de incidentes que conlleven incluso situaciones hospitalarias.

• ¿Cómo llevar a cabo, diferentes auditorías con diferentes preguntas?

Los ejemplos son muchos: Las organizaciones de construcción que requieren monitorear varias obras en lugares diferentes, las cadenas de hoteles, supermercados, restaurantes… Personalizar las preguntas de la auditoria y la respectiva retroalimentación, para cada una de las locaciones, permite obtener un panorama real y específico sobre el funcionamiento de cada sucursal o sitio de trabajo.

Para la Alta Dirección de la organización, está información resulta valiosa y permite prescindir de muchos viajes, destinando tiempo a actividades mucho más productivas.

• ¿Los cambios en los procesos tienen el efecto esperado?

La auditoría tiene que servir para establecer un antes y un después de determinados procesos. Un entrenamiento en seguridad de la información para determinados empleados, por ejemplo, nos debe mostrar datos de una auditoria anterior al entrenamiento, para ser confrontados con los que arroje otra auditoria posterior al proceso de formación.   Entonces usted tendrá respuesta a la pregunta: ¿El proceso tuvo el efecto deseado?

• ¿Cuánto tardamos en realizar una auditoría?

Muchas organizaciones elaboran auditorias en periodos de tiempo muy cortos, dependiendo de la ocurrencia de algún incidente, del que se desee medir el impacto en la operación, y como requisito para continuar con la operación normal de la organización.

Para estos casos, lo mejor es reducir el número de preguntas al mínimo, prescindiendo de las preguntas “formales” y dando mayor importancia a las preguntas pertinentes.

• ¿Cómo se comparan las auditorias individuales entre sí?

Las auditorias individuales, comparadas unas con otras, permiten observar en qué áreas, sucursales, locaciones o departamentos de la organización, es necesaria una nueva capacitación a los empleados.  Es preciso ser muy delicados en el tratamiento de estos temas, y siempre enfocarlos como una crítica constructiva, para no herir susceptibilidades en los grupos que obtuvieron resultados bajos en las auditorías.

• ¿En dónde van las cosas bien, según los datos de auditoría?

Para la Alta Dirección, identificar problemas, factores de riesgos, inconsistencias o fallas de formación, en los resultados de las auditorías, permite encontrar un gran valor en esa herramienta. Sin embargo, los resultados positivos, son tan o más importantes que las deficiencias.

Sabemos que destacar los resultados positivos de un grupo, mejora la autoestima de estos trabajadores, y permite identificar y copiar modelos exitosos.

Creemos que estas son las 6 preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorias e inspecciones en terreno. Se trata de una labor que se debe realizar en el momento y el lugar oportuno, evaluando los resultado de forma profesional e imparcial, en beneficio de toda la organización.

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ISOTools Excellence pone a disposición una app disponible en Android e iOS pensada para aumentar la productividad mediante el empleo de dispositivos móviles. Al ejecutar la aplicación de una manera completamente automatizada, le permite optimizar la elaboración en las inspecciones en terreno que se llevan a cabo en su organización

Esto supone un incremento de la eficacia a la hora de identificar las incidencias y poder poner en marcha un plan de actuación para tratarlo de manera más rápida. También le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos para poder asesorarle.