Sistema de Planificación y Control de Gestión

El Sistema de Planificación y Control de Gestión es uno de los tres Sistemas de Gestión que constituyen el Programa de Mejoramiento de la gestión 2017, tal como ya vimos en en el artículo Programas de Mejoramiento de la Gestión del Sector Público en Chile 2017.

Concretamente, el Sistema de Planificación y Control de Gestión forma parte del área orientada a la Planificación y Control.

Como ya vimos, podía diferenciarse dos áreas primordiales dentro de los Programas de Mejoramiento de la Gestión 2017:

• Planificación y Control de la Gestión.
• Gestión de la Calidad.

Objetivos del Sistema de Planificación y Control de Gestión

El principal objetivo del Sistema de Planificación y Control de Gestión es definir y poner en marcha los procesos de planificación y los sistemas de información, que contribuyan a ayudar al organismo a tener la información necesaria que le sirva de base para el proceso de toma de decisión y poder rendir cuentas de la propia gestión.

Este objetivo se divide en los siguientes objetivos de gestión:

1.-  Detallar las Definiciones Estratégicas según la legislación, prioridades, presupuesto y la asignación de recursos que se haya establecido por Ley (misión, los objetivos a nivel estratégicos, así como los clientes o usuarios finales)

2.- Establecer el Sistema de Información para la Gestión, en adelante SIG, en base a las anteriores definiciones estratégicas.

3.- Llevar a cabo una efectiva medición de los indicadores de desempeño y a raíz de ahí identificar elementos a mejorar una vez que el SIG está en funcionamiento.

4.- Detallar las definiciones estratégicas e indicadores de desempeño en la Ley de Presupuestos para el año siguiente.

5.- Efectuar la evaluación del resultado obtenido por los indicadores definidos y que han sido comprometidos en el presupuesto del año en curso. Las metas deben ser cumplidas, como mínimo, en un 75%. Para aquellas que no se supere, se expondrán las causas de ello, así como también deben fundamentarse aquellos que superen la meta por encima del 105%.

6.- Diseñar un Programa de Seguimiento para aquellos indicadores que no han alcanzado la meta mínima.

7.- Implementar el anterior Programa de Seguimiento definido.

Etapas del Sistema de Planificación y Control de Gestión

Para cumplir todo lo anterior, se establece las siguientes etapas:

Etapa 1

• Se plantean las definiciones estratégicas, según lo indicado en el primer objetivo de gestión.

Etapa 2

• Diseño de SIG.

Etapa 3

• Medición de los indicadores de desempeño.
• Identificación de los aspectos a mejorar.

Etapa 4

• Con la información recopilada por los indicadores y puesta en marcha del SIG, la institución procede a la toma de decisión e incorporación de los ajustes necesarios.
• Se establecen las definiciones estratégicas a incorporar en la Ley de Presupuestos de 2018.
• Se incorporan los indicadores de desempeño a emplear para la evaluación de la gestión en la Ley de Presupuestos de 2018.
• Evaluación del resultado obtenido en los indicadores de desempeño comprometidos en el presepuesto para el año en curso.

Medios de verificación del Sistema de Planificación y Control de Gestión

La verficiación del cumplimiento de los objetivos para cada una de las etapas anteriores implica la revisión de los siguientes elementos:

Etapa 1:

• Las definiciones estratégicas  del Servicio definidas en la Ley de Presupuesto 2018.

Etapa 2:

• Definiciones estratégicas del Servicio.
• Formulario de los indicadores de Desempeño presentados en la Ley de Presupuestos de 2018.

Etapa 3:

• Definiciones estratégicas del Servicio para la Ley de Presupuestos 2018.
• Formulario de los indicadores de Desempeño presentados en la Ley de Presupuestos de 2018.
• Informe de cumplimiento de los indicadores de Desempeño comprometidos en la formulación de la Ley de Presupuestos 2017.

Etapa 4:

• Definiciones estratégicas del Servicio para la Ley de Presupuestos 2018.
• Formulario de los indicadores de Desempeño presentados en la Ley de Presupuestos de 2018, incluyendo el orden de prioridad.
• Resultado de los indicadores de Desempeño comprometidos en la formulación de la Ley de Presupuestos 2017 y grado de logro.
• Programa de Seguimiento de los compromisos de mejora del desempeño según la información extraída de los indicadores presentados en la Ley de Presupuestos de 2017 y resultado del mismo aplicado a 2017 pero respecto a los indicadores del año anterior.

También te puede interesar: Programa de Mejoramiento de la Gestión 2017: objetivos, etapas y medios de verificación del Sistema de Monitoreo del Desempeño.

Software ISOTools Excellence para la aplicación de los Programas de Mejoramiento de la Gestión

El software ISOTools Excellence forma parte del Convenio Marco de Chile Compra dando así facilidades a las instituciones de Chile para realizar la compra de esta herramienta.

Esta plataforma facilita la aplicación de los Programas de Mejoramiento gracias a la automatización que aporta y garantiza el cumplimiento de los requisitos de éstos, logrando así una mejora de la eficiencia de los procesos.