Check List en papel frenan el crecimiento de la organización

Check List en papel  son cada vez menos utilizadas por las organizaciones. La apuesta por la digitalización de la documentación y de las gestiones en general está aumentando.

La explicación a este tránsito del papel físico al digital es bastante comprensible, pues la reducción de documentación y la organización de manera electrónica de toda ella, permite tener un mayor control de la misma, lo que se traduce en un aumento de la eficiencia de la organización.

Gracias a esta digitalización y sustitución de Check List en papel por digital, los procesos de auditorías se hacen más ágiles, rápidos y permiten tener un mayor control sobre los mismos. Además, la información recopilada a través de Check List estará visible a todos aquellos miembros de la organización que la necesiten. Todo esto en su conjunto, permitirá mejorar el rendimiento de la propia organización, permitiéndola de ese modo crecer.

A continuación, vamos a ver las ventajas que tiene Check List Digital y por qué Check List en papel frenan el crecimiento de la organización.

Creación de plantillas para realizar auditorías- Control de documentos

El paso de Check List en papel a Check List digitalizadas te permitirá contar con plantillas diseñadas de manera homogénea para ser usadas por los auditores durante sus procesos de auditoria. Esto hace que las puedan usar los auditores de manera inmediata.

Además, al ir anotando de manera digital todos los hallazgos detectados,  permite a la organización tener un control actualizado, en lugar de como ocurría con ckeck list en papel, que desde que eran elaboradas por los auditores hasta que las recibía la organización pasaban un margen de días.

También destacamos, la reducción  del trabajo que supone, pues no es necesario buscar anteriores check List en papel realizadas, en los momentos en los que las necesitemos para comprobar el éxito de las iniciativas tomadas. Es decir, la digitalización de Check List permite simplificar y aumentar la rapidez del ensayo y la iteración.

 

Como bien sabemos, con la realización de Check List, necesitamos hacer comprobaciones en primera linea de campo, por lo que trabajar sin papel, teniéndolo todo automatizado,  permite aumentar la rapidez en el análisis de la información y proceder a tomar las acciones pertinentes en un menor plazo de tiempo.

También, permite llevar un seguimiento del propio proceso de auditoría, ofreciéndonos información como por ejemplo el tiempo empleado por el auditor en realizar cada verificación.

Seguimiento de las estadísticas obtenidas de las auditorías para verificar el cumplimiento

Check List en papel ralentiza el seguimiento que requieren las auditorías.

Teniendo en cuenta la gran cantidad de auditorías que reciben los gerentes de las organizaciones, es bastante difícil llevar un óptimo seguimiento de las mismas. Si a ello le unimos, el hecho de que éstas aún se realizan en papel, el seguimiento se complica, incluyendo el riesgo asociado de pérdida o deterioro de los documentos.

Estos problemas los podemos mitigar a través de Check List  digital, pues éstas nos permiten ver de manera instantánea cuando una auditoría ha sido completada. Así de esta forma, es posible detectar en qué lugar y momento una auditoría no ha sido completada con la frecuencia que tenía programada.

Comunicación automatizada entre el auditor y el gerente

Check List digital, una vez finalizada la auditoría,  emite de manera inmediata el correspondiente informe a la persona indicada, como bien podría ser el mismo gerente de la organización. Es decir, es posible contar con informes en tiempo real para poder así tomar medidas lo antes posibles ante temas que requieran de urgencia. Esto, sin embargo, no es posible mediante Check List en papel.

Además, permite crear notificaciones o mensajes de alerta cuando el proceso de auditoría detecte hallazgos por debajo de unos niveles considerados como aceptables.

Informes automatizados que evitan volcar manualmente los datos

Otro punto negativo de Check List en papel y que frenan el avance de tu organización, es la necesidad de guardar el registro de las mismas. Con esto nos referimos al hecho de que una vez recopilada la información a través de Check List en papel, es necesario pasarla a tablas de Excel u  otra base de datos, entrando en juego el posible error humano, pues es bastante probable que no se comprenda la lectura manual de éstos. Además, también, destacar en este sentido, que al cumplimentar a mano la Check List en papel, no hay formatos entre los que elegir a la hora de seleccionar posibles respuestas, por lo que genera heterogeneidad.

En definitiva, a través de las Check List en formato digital su organización experimentará importantes beneficios en su gestión

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