Proceso de control de documentos

Hoy en día, el proceso de control de documentos es uno de los aspectos de mayor relevancia dentro de toda organización, con independencia del tipo de industria del que se trate o ámbito público, ya que permite a la misma llevar una correcta aplicación de políticas y procedimientos y permite tener documentada la descripción de las tareas a realizar en los diferentes puestos de trabajo.

Además, el proceso del control de documentos es una parte integral del Sistema de Gestión de Calidad dado que como es comprensible, toda organización necesita tener garantizado el control de sus registros a fin de lograr una coherencia en su propia gestión.

Por ello, consideramos como centro neurálgico de una organización al proceso de control de documentos.

Este proceso de control de documentos puede ser automatizado. Para lograr tal automatización, se ha establecer un método que permita llevar a cabo una gestión documental flexible, eficiente, organizada y consistente.

 

Optimización del proceso de control de documentos: Automatización

Vamos a ver,  a continuación, siete soluciones de las que se beneficia una organización con el proceso de control de documentos automatizado:

1.- Flujos de trabajo para documentos de diversa índole: puesto que hay diferencias entre los documentos, cada uno requiere una forma de ser gestionado también distinta. Así pues, los sistemas de control de documentos automatizados contribuyen a la gestión de documentos de forma eficiente, facilitando los flujos de trabajo para los diferentes tipos de documentos.

2.- Ayuda a reducir los residuos: con el proceso automatizado, apenas se usará papel, promoviendo así un flujo más eficiente de trabajo. Además, ayuda a tener un mayor control y poder centralizar en mayor medida los documentos de la organización, lo que a su vez fomenta un mejor seguimiento de los mismos así como la consistencia de éstos a largo plazo.

3.- Alta capacitación de los empleados: cuando se crea o modifica un documento nuevo o existente, se debe informar a los trabajadores con los nuevos procedimientos a seguir y ser formados con las nuevas especificaciones. Este proceso debe ser automatizado y se debe realizar un seguimiento de los procesos manuales y de la formación requerida para evitar errores.

El  proceso de control de documentos automatizado junto con la aplicación de entrenamiento favorece la identificación de los empleados que necesiten formación para cada documento, así como permite el registro de las formaciones recibidas por cada empleado, actualizando el estado de cada trabajador al terminar dicho proceso de formación.

4.- Reglas de Negocio Inteligente para la revisión y aprobación de documentos: permite flexibilizar el enrutamiento de una opción. Para todo documento existe un proceso de aprobación, revisión y firma, pasando todo ello por distintas etapas en el flujo de trabajo. Con las reglas de negocio inteligente, se consigue tal flexibilidad necesaria, permitiendo el paso de los documentos de manera automatizada de una fase a otra del proceso. Además, permite llevar un control respecto a la delegación en aquellos casos en que alguien esté fuera de la oficina o si bien hay inminente fecha de vencimiento.

5.- Control de cambios y de revisiones: el proceso de control de documentos debe ser constante, siendo necesario el seguimiento de principio a fin de los documentos. En este aspecto, contar con un control de los cambios y las revisiones realizadas en ciertos documentos, permite a los empleados poder acceder a todos esos registros del pasado, así como a los potenciales cambios que se efectuarán en un futuro.

Para hacer más sencillo su utilización, se permite a los usuarios tener su propio flujo de trabajo según sus necesidades. Es importante incluir la solicitud de cambio de documento al hacer los mismos. Un buen sistema, incluirá dicha solicitud de cambio de manera automatizada.

Diremos que es efectiva una solicitud de cambio cuando nos permite tener un control de los cambios de los registros y almacena toda la información con los documentos vinculados.

6.- Presentación de informes: teniendo en cuenta el continuo flujo de datos de las organizaciones, un buen sistema de control automatizado de documentos ha de permitir mejorar la visibilidad de los mismos. Para ello, el sistema contará con unos motores de búsqueda, permitiendo así una búsqueda rápida y eficaz del sistema. Además, se generan informes personalizados de cada sistema, informes programados e informes del propio estado del sistema, para mantener a la organización informada sobre posibles documentos atrasados y poder así ésta tomar las medidas oportunas para solucionarlo.

7.- Movilidad: el proceso de control de documentos de forma automatizada permite a la organización una total movilidad por cada módulo de control, es decir, permite realizar cambios, así como repartir documentos de forma eficiente. Además a través de una solución móvil, se puede comprobar el estado de realización de la tarea, así como ver la fecha de vencimiento y enviar encargos a los empleados desde cualquier lugar.

En resumen, el proceso de control de documentos, es el centro por el que pasará toda la información mediante el sistema de cumplimiento. Este proceso es la base que permitirá contar con un eficaz sistema de calidad, gracias a la optimización de los diferentes procesos de negocio, ahorro de tiempo y la garantía de contar con una buena calidad del sistema de documentación. Además se integra en el modo de funcionar habitual de la organización para no alterar su normal desempeño y lograr así su potencial máximo.

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