Hemos hablado de la importancia del plan de respuesta a emergencias, de las características que este documento debe tener y del papel vital que desempeñan los ejercicios de simulacros para que el plan resulte eficaz y responda en forma efectiva ante la ocurrencia de un desastre.

Lo que plasmemos sobre el papel siempre será teórico hasta que no lo pongamos en práctica. Eso por ello que, el día de hoy publicamos 6 puntos que resultan claves a la hora de probar el plan de respuesta a emergencias, partiendo de la base de que la mejor forma de hacerlo es llevando a cabo simulacros avisados o no.

6 Puntos clave para probar un plan de respuesta a emergencias

1-) Las metas y los objetivos: fijar metas y objetivos es importante en el inicio de cualquier proyecto. En el caso de la planificación de la prueba de nuestro plan de respuesta a emergencias, podemos considerar los siguientes aspectos:

• Probar las rutas de evacuación y el funcionamiento de los equipos de emergencia.
• Establecer comunicación entre los lideres de los equipos en la organización y las autoridades locales. Esta comunicación debe contemplar el uso de varios canales, el buen estado de los equipos y la fluidez de la comunicación, aún cuando no se cuente con la red de energía eléctrica.
• Verificar los niveles de capacitación de los empleados con respecto al plan de respuesta a emergencias.

2-) Los papeles a desempeñar: los simulacros, sobre todo cuando son avisados, guardan cierta similitud con los juegos de Rol. Es muy importante que cada persona conozca su papel en el momento de una emergencia, se apropie de él y lo desarrolle siempre pensando en la seguridad de todos. Algunos de los roles que actúan en un plan de respuesta a emergencias son:

• El líder del equipo.
• La persona que se comunica o interactúa con instituciones o agencias externas.
• La persona que se comunica con los compañeros o con el público en general en el exterior.
• La persona que coordina las rutas y los mecanismos de evacuación.

3-) ¿Avisar el simulacro?… sí o no: sin duda, los simulacros sin aviso permiten evaluar de forma más confiable la respuesta del equipo ante una emergencia real. Esta es una de las ventajas de mantener la actividad en secreto.

Pero debemos tener en cuenta que solo lo podremos hacer si el plan se encuentra en una etapa de madurez avanzada, que lo haga confiable. De lo contrario, las consecuencias podrían ser desastrosas.

Los simulacros avisados, por otra parte, ofrecen la posibilidad de interactuar con los participantes y hacer retroalimentaciones en tiempo real, que pueden resultar muy útiles en el fortalecimiento del plan.

Podríamos concluir que, tras una tanda de simulacros avisados – 3 a 5 -, sería oportuno avanzar en una prueba sin aviso, durante la cual, no obstante, no está de más informar que se trata de un ejercicio.

4-) Crear el escenario y el guión: contando con los actores, es necesario crear el escenario en el que se moverán y el guión que desarrollarán. El escenario, por lo general, está en las instalaciones de la organización, aunque no es imprescindible que así sea.

El guión admite un repertorio muy variado: incendios, inundaciones, sismos, materiales tóxicos, ataque terrorista… Este guion, debe considerar los puntos que pretendemos probar en el plan con mayor énfasis. Por ejemplo, si lo que deseamos es probar la respuesta de los equipos contra el fuego, por supuesto, un incendio es la mejor narrativa.

Tanto el escenario, como el guión o narrativa deben ser preparados con extremo cuidado para que se aproximen lo más posible a la realidad, prescindiendo de las víctimas por supuesto.

5-) Los recursos: la planificación es importante pero el simulacro requiere herramientas, materiales y recursos que deben apropiarse con suficiente antelación.  Algunos ejemplos de recursos son:

• Participación de autoridades locales.
• Herramientas tecnológicas, como equipos de comunicaciones, proyectores, equipos médicos…
• Alimentos, agua, materiales impresos…

6-) Las expectativas de la prueba: probar el plan de respuesta a emergencias no se hace solo por llenar un requisito. Los resultados deben ser evaluables y medibles. Por ello, todos los empleados deben participar activamente y hacer lo que en la realidad harían si se presentase una emergencia.

Es importante entender que el ejercicio puede y debe tener fallas. De hecho, estas son lo más valioso del simulacro. Gracias a ellas, encontramos oportunidades de mejora para el sistema en general.

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