Es importante conocer los pasos para crear un mapa de procesos, para asegurar la correcta construcción de los mismos.

Como bien conocemos de anteriores artículos, los mapas de procesos, también denominados diagramas de flujo, detallan precisamente la corriente de materiales e información en la organización, mostrando las tareas vinculadas a cada proceso, así como las decisiones que deben ser tomadas durante la cadena de suministro.

Igualmente, hacen visible de manera explícita las relaciones entre las diferentes etapas de cada uno de los procesos.

¿Por qué utilizar un mapa de procesos?

Los mapas de procesos son de gran utilidad para las organizaciones, pues ayudan a éstas a tener una mejor organización de todos sus procesos, haciendo más visible la información para todos sus miembros.

De este modo, los mapas de procesos contribuyen a que las organizaciones tengan una mejor comprensión del funcionamiento de todos sus procesos y permite detectar con mayor facilidad áreas de mejora.

Pasos para crear un mapa de procesos

Para la creación del mapa de procesos, debemos tener claro unas consideraciones previas.

Todos los involucrados en el proceso en cuestión deben quedar incluidos para que pueden tener claro los objetivos perseguidos con el proceso, los plazos establecidos, así como conocer la cartografía básica del procesos.

La creación del mapa de procesos, puede realizarse de manera manual. Sin embargo la complejidad cada vez mayor de las organizaciones y la gran cantidad de factores a tener en consideración en el diseño de los mismos, está dando lugar a que las organizaciones opten por confiar esta tarea en herramientas tecnológicas  que aseguren su correcta creación, almacenamiento así como la distribución del trabajo.

En este sentido, destacamos el software ISOTools, el cual a través de la App Mapa de Procesos, permite la creación de los mismos de cara a lograr una mejor gestión de los procesos de la organización.

Los pasos para crear un mapa de procesos pueden ser resumidos en los siguientes:

1.- Identificar el problema: aquí debemos detectar aquel proceso sobre el que poner el foco de atención.

2.- Hacer un listado de las actividades involucradas en el proceso:  en este paso, es recomendable decidir el nivel de detalle a considerar, determinar las personas encargadas de cada tarea así como los plazos en que deben ser realizadas.
3.- Establecer los límites: con esto nos referimos a definir tanto el lugar como el momento en el que iniciar y finalizar el proceso.

4.- Determinar y hacer una secuencia de los pasos a  realizar: en este punto es bastante útil describir la secuencia de pasos con un verbo que clarifique la acción a realizar en cada paso. Aquí se puede mostrar el flujo general o bien para cada acción concreta.

5.-  Dibujar los símbolos básicos del mapa de proceso: cada elemento del diagrama de flujo debe estar representado por un símbolo.  Por ejemplo los óvalos suelen representar los inicios y finales de procesos, los rectángulos señalan la actividad a realidad,  las flechas indican la dirección en la que debe ir encaminada el flujo, los diamantes indican puntos en los que tomar decisiones y los paralelogramos señalas las entradas y salidas del proceso en cuestión.

6.- Terminar el diagrama de flujo del proceso: para lo cual se recomienda, revisarlo con otras partes interesadas, una vez terminado de crear, para asegurar que todos estén de acuerdo.

En relación con este tema, le puede interesar la lectura de Cómo diseñar procesos con la App Modelador de ISOTools Excellence.

Estos son los seis pasos para crear un mapa de procesos que sea comprensible por todos los miembros de la organización.

De este modo, mediante los definidos mapas de procesos, la organización contará con información de enorme relevancia que le permitirá conocer cómo poder mejorar su negocio, ya que al poder visualizar de manera clara la información, se logra tener una mayor comprensión de la misma y mejora la colaboración entre los miembros.
Con el Software ISOTools podrá lograr automatizar la creación de Mapas de procesos, viendo con ello mejorada la eficiencia en la gestión de los mismos, lo que se traducirá en una mayor calidad y excelencia en sus resultados.