La automatización del control de documentos es una necesidad apremiante para muchas organizaciones que, a diario, reciben y generan grandes cantidades de información que debe ser gestionada, clasificada, controlada, entregada y almacenada con seguridad y garantizando la facilidad de acceso.

La organización no puede crear y agregar valor al negocio, sin gestionar en forma proactiva los documentos que soportan sus operaciones. La automatización del control de documentos no solo los encamina de manera inteligente para apoyar las actividades del día a día y el desarrollo de los diferentes proyectos, sino que también garantiza control extremo para proteger una de los activos corporativos más importantes en una organización: la información.

La automatización del control de documentos se lleva a cabo en 4 pasos, que deben estar presentes en cualquier solución integrada que ofrezca esta funcionalidad. La App Gestión Documental de ISOTools Excellence, por ejemplo, tiene las siguientes capacidades:

4 pasos para una mejor automatización del control de documentos

1-) Creación de los documentos: la automatización, en esta etapa de creación de documentos, más allá de facilitar su labor, ayuda a disminuir la posibilidad de errores manuales. El sistema de automatización de control de documentos se encarga de ello, abordando cada documento por área, por tipo y por clase, asignado el flujo de trabajo para cada uno.

Cada documento tiene un enrutamiento único y la herramienta es muy intuitiva de forma que permite realizar búsquedas de forma rápida y segura. Además, el sistema garantiza la trazabilidad de los cambios que se realicen en los documentos y permite archivar y recuperar las distintas versiones que se conservan en un histórico para cada documento.

2-) Enrutamiento, revisión y aprobación de documentos: la automatización, en la etapa de enrutamiento, revisión y aprobación, hace que el control de documentos resulte fácil y sencillo. La solución puede enrutar el documento hacia los empleados relevantes, asegurando que sea revisado y aprobado antes de su comunicación y distribución.

El sistema permite desviaciones inteligentes, por ejemplo, en el caso de que un empleado relevante se encuentre incapacitado o en periodo de vacaciones, asignando un sustituto autorizado para la revisión y aprobación.

3-) Integración con sistemas de capacitación de los empleados: App Gestión Documental de ISOTools Excellence, no requiere extensas jornadas de capacitación. Sin embargo, los documentos o los temas sobre los que versen si pueden requerir que algunos empleados se integren a un proceso de formación y capacitación.

Algunas organizaciones suelen integrar a su software de Gestión Empresarial, un módulo de capacitación. Este tipo de funcionalidades son muy fáciles de integrar en forma automática con la App Gestión Documental de ISOTools.

La propia plataforma ISOTools Excellence incorpora un aplicativo para la Gestión de Recursos Humanos que se integra con el aplicativo de Gestión de Documentos que sirve de soporte para este y otros procesos que lleve a cabo la organización.

4-) Los cambios: aún cuando un documento haya sido revisado y aprobado, es probable que se presenten cambios, y el sistema debe contar con la debida flexibilidad para permitirlo. Una solicitud de cambio en el flujo de trabajo, debe asegurar que el documento siga el proceso de revisión y aprobación, y que la versión que se genera se archive con seguridad en un lugar de fácil accesibilidad, garantizando la eficiencia del proceso y la seguridad de la información.

App Gestión Documental de ISOTools

La aplicación Gestión Documental, de la plataforma ISOTools Excellence hace posible que organizaciones de todos los sectores, automaticen sus sistemas de control de documentos de forma segura, fácil y flexible, cumpliendo los requisitos exigidos por las diferentes normas ISO, entre ellas por supuesto, ISO 9001.

Si la App Gestión Documental es de su interés o de su organización, no dude en contactar a uno de nuestros asesores aquí.