Gestionar la información documentada

Gestionar la información documentada es uno de los pilares básicos para asegurar la conformidad de los Sistemas de Gestión de la Calidad basados en la norma ISO 9001:2015. 

Sin embargo, en muchas organizaciones, a la hora de gestionar la información documentada se encuentran con problemas que no le permiten disponer de una documentación ordenada.

Por tal motivo, cada vez más, las organizaciones recurren a herramientas tecnológicas que le permitan gestionar la información documentada de manera automatizada.

En este sentido, conviene señalar la importancia de analizar de manera detallada las características técnicas del software a implementar en la organización para la gestión de la documentación y el resto de procesos y actividades del Sistema de Gestión.

4 cosas que los líderes de calidad deben tener en cuenta para gestionar la información documentada

Estos son los cuatro aspectos principales que los líderes de calidad deben tener en cuenta en un software que permite gestionar la información documentada:

1.- Rápidez y facilidad de acceso a la información y documentos necesarios

Uno de los problemas a los que se enfrentan muchas organizaciones es poder encontrar un determinado documento en un momento concreto y de una manera eficiente, sin que suponga una aplicación excesiva de tiempo en su búsqueda.

Esto supone la frustración del personal, además de pérdida de tiempo por parte de éste, el cual podría aprovechar su tiempo en otras actividades que generen valor a la organización.

Así pues, una de las características que los líderes de calidad deben considerar en el software para gestionar la información documentada es precisamente esta, es decir, que cuente con un formato fácil a través del cual se puedan realizar búsquedas, archivar documentación y disponer de esa información en cualquier punto del proceso de gestión de un Sistema de Calidad.

2.- Garantizar la integridad de la información documentada

Otro de los aspectos a considerar en el software es la posibilidad de gestionar las distintas versiones de un mismo documento.

Por lo general, los usuarios buscan las últimas versiones de los documentos, sin embargo, en caso de requerir por cualquier motivo, una versión anterior del mismo, el software debe proporcionarlo con una fácil y rápida búsqueda.

Debe permitir tener un control de versiones, un seguimiento de los cambios introducidos en los mismos, así como rutas de aprobación (flujos de trabajo de aprobación, revisión, publicación, etc.).

3.- Automatizar las tareas asociadas con la publicación y distribución de documentos

Además de tener asegurado el control de los documentos, las organizaciones también deben atender las tareas de realizar su publicación y distribución, así como hacer un seguimiento de los procedimientos de actualización de los documentos. 

Es decir, es importante contar con un ciclo de revisión de la información documentada, en especial para aquellos procedimientos clave.

La gestión de la información documentada a través del software debe ofrecer información sobre:

• Jerarquía del documento, corporativo, unidad de negocio, planta o departamento.
• Distribución por rol, función u otro elemento que permite determinar quien puede tener acceso al mismo para verlo.
• Categorizaciones basadas en el alcance y en los tipos de documentación que poseen.
  

La configuración y el uso de la estructura organizativa, roles y conjunto de datos deben centralizarse para conseguir una mayor consistencia y eficiencia, permitiendo la creación de diferentes niveles para como los diferentes departamentos individuales puedan asociar documentos sin provocar alteraciones en el enfoque que la organización tenga.

 4.- Servir para múltiples disciplinas

Las características hasta ahora descritas no son específicas para la gestión de la calidad.

Pese a la complejidad que tiene la gestión documental, es uno de los componentes dentro del Sistema de Gestión de la organización con mayor facilidad para poder ser integrado con el resto de disciplinas.

La solución elegida debe disponer de un mecanismo de jerarquía organizacional adecuado, control de accesos y etiquetas basadas en roles, para que de este modo la organización pueda lograr la alineación con las mejores prácticas en gestión de la calidad para atender sus necesidades en materia de control de documentos.

En definitiva, la solución tecnológica debe proporcionar a su organización importantes ahorros en tiempo, posibilitando a su personal la disposición de la información documentada correcta de manera rápida y segura. Esto, a su vez, permite reducir costes así como aumentar la satisfacción del personal, que trabajará de una manera más cómoda y eficiente, traduciéndose ello en una mejora de la productividad.

Software ISOTools

Mediante el Software ISOTools, las organizaciones consiguen automatizar la implementación y gestión de su Sistema de Gestión de Calidad, aportando una mayor accesibilidad a la información documentada, así como flexibilidad y seguridad en la gestión de la misma. Todo ello, permite una mayor agilidad y eficiencia en la gestión del sistema.

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